Portal del Cliente

¿Qué es el portal del cliente?

El portal del cliente es una interfaz de acceso restringido que permite a sus clientes consultar el estado de sus operaciones en tiempo real, sin necesidad de llamar o escribir para solicitar actualizaciones.

Beneficios del portal:

• Para su agencia: Reduce llamadas de seguimiento y libera tiempo de su equipo
• Para sus clientes: Acceso 24/7 a información actualizada de sus embarques
• Para la relación comercial: Mayor transparencia y confianza

Nota

El portal del cliente es una funcionalidad opcional. Usted decide a qué clientes dar acceso y qué información pueden ver.

Cómo dar acceso a un cliente

Para habilitar el acceso al portal para un cliente:

1. Navegue a Clientes y abra la ficha del cliente
2. Seleccione la pestaña Acceso al Portal
3. Haga clic en Habilitar acceso
4. Configure las opciones de acceso:
   • Crear usuario automáticamente: Genera un usuario con el email del cliente
   • Enviar invitación: Envía email con link para crear contraseña
5. Haga clic en Confirmar

El cliente recibirá un correo electrónico con:

• Link de acceso al portal
• Su nombre de usuario (email)
• Instrucciones para crear su contraseña

Crear usuario manualmente

Si prefiere crear el usuario sin enviar invitación automática:

1. En la pestaña Acceso al Portal, haga clic en + Crear Usuario Manual
2. Ingrese:
   • Nombre del usuario
   • Email (será el nombre de usuario)
   • Contraseña temporal
3. Comparta las credenciales con su cliente por el medio que prefiera

Consejo

Use la creación manual cuando quiera dar acceso durante una reunión presencial o llamada telefónica, y así verificar que el cliente pueda ingresar correctamente.

Qué puede ver el cliente

Los usuarios del portal tienen acceso a:

Sección	Información visible
Mis Expedientes	Lista de expedientes del cliente con estado actual
Detalle de Expediente	Información general, contenedores, eventos de tracking
Tracking en Mapa	Ubicación del buque/avión (si está disponible)
Mis Cotizaciones	Cotizaciones recibidas, opción de aceptar/rechazar
Mis Facturas	Facturas emitidas con opción de descarga en PDF
Estado de Cuenta	Resumen de saldos pendientes
Documentos	Documentos compartidos por la agencia (BL, AWB, etc.)

Filtros disponibles para el cliente

El cliente puede filtrar sus expedientes por:

• Estado (en tránsito, en aduana, entregados, etc.)
• Rango de fechas
• Tipo de operación (importación/exportación)

Qué NO puede ver el cliente

Por seguridad y confidencialidad, los usuarios del portal no tienen acceso a:

• Costos internos de la operación
• Márgenes de ganancia
• Cotizaciones de otros clientes
• Expedientes de otros clientes
• Información de otros clientes
• Configuración del sistema
• Reportes financieros de la agencia
• Comunicaciones internas entre operadores

Precaución

Nunca asigne un usuario de portal con permisos de operador o administrador. Los roles del portal están diseñados específicamente para limitar el acceso a información del propio cliente únicamente.

Gestionar usuarios del portal

Un cliente puede tener múltiples usuarios con acceso al portal (por ejemplo, el gerente de logística y el encargado de compras).

Agregar usuario adicional

1. En la ficha del cliente, pestaña Acceso al Portal
2. En la sección Usuarios, haga clic en + Agregar Usuario
3. Complete nombre, email y configure permisos
4. Guarde los cambios

Desactivar usuario

Si un usuario ya no debe tener acceso (por ejemplo, dejó de trabajar en la empresa del cliente):

1. En la lista de usuarios del portal, localice el usuario
2. Haga clic en Desactivar
3. El usuario no podrá ingresar al portal, pero su historial de actividad se conserva

Restablecer contraseña

Si un usuario olvida su contraseña:

1. En la lista de usuarios del portal, localice el usuario
2. Haga clic en Restablecer contraseña
3. Seleccione:
   • Enviar link de restablecimiento: El usuario recibirá un email para crear nueva contraseña
   • Asignar contraseña temporal: Usted define una contraseña y la comunica al usuario

Notificaciones para clientes

Los usuarios del portal pueden recibir notificaciones automáticas por email cuando:

• Un expediente cambia de estado
• Se adjunta un nuevo documento a un expediente
• Se emite una nueva cotización
• Se emite una nueva factura
• El embarque llega a un punto clave (puerto, aduana, entrega)

Configurar notificaciones

Las notificaciones se configuran a nivel de usuario:

1. En la ficha del cliente, pestaña Acceso al Portal
2. Seleccione el usuario y haga clic en Configurar notificaciones
3. Active o desactive cada tipo de notificación
4. Guarde los cambios

Consejo

Pregunte a sus clientes qué notificaciones prefieren recibir. Algunos quieren estar informados de cada movimiento; otros prefieren solo hitos importantes como arribo y entrega.

Personalización del portal

Aduanas360 permite personalizar algunos aspectos del portal para reflejar la identidad de su agencia:

Elementos personalizables

Elemento	Ubicación de configuración
Logo de la agencia	Configuración → General → Logo
Colores principales	Configuración → General → Tema
Mensaje de bienvenida	Configuración → Portal → Mensaje de bienvenida
Información de contacto	Configuración → Portal → Pie de página
Términos y condiciones	Configuración → Portal → Términos de uso

Dominio personalizado

Por defecto, el portal es accesible en: https://app.aduanas360.com/portal

Si desea un dominio personalizado (ejemplo: portal.suagencia.com), contacte a soporte técnico para configurarlo.

Nota

La personalización de dominio requiere que usted tenga control sobre los DNS de su dominio para agregar los registros necesarios.

Comunicaciones desde el portal

Los clientes pueden enviar mensajes a su equipo directamente desde el portal:

1. En cada expediente, hay un botón Enviar mensaje
2. El mensaje llega al email configurado para notificaciones de la agencia
3. Su equipo puede responder desde el sistema o directamente por email

Esta funcionalidad centraliza la comunicación y deja un historial en el expediente.