Gestión de clientes

Cada expediente, cotización y factura cuelga de un cliente. Una ficha bien cargada ahorra tipeo: los datos fiscales viajan solos a la factura y el código del cliente puede formar parte del número de expediente.

Crear un cliente

En el menú lateral, entrá a Clientes y hacé clic en Nuevo Cliente.
Completá el formulario y guardá. Lo único obligatorio es el Nombre del Cliente.

Si al escribir el nombre o el RTN aparece ¿Ya existe este cliente?, revisá el que ya está cargado antes de guardar. Ver Clientes duplicados.

Información Básica: Nombre del Cliente, Tipo de Contribuyente (Persona Natural, Jurídica o Exonerado), Nombre Comercial y Código del cliente.
Información Fiscal: la identificación tributaria de tu país (RTN, NIT, RUC…), la casilla Cliente activo y, si tenés Facturación o Cotizaciones, los Días de crédito del cliente (0 = contado; vacío = el de tu organización). La factura nueva los toma al elegir el cliente, y la que sale de una cotización sin condición de pago también.
Información de Contacto: Email, Teléfono, Dirección y Ciudad.
Contacto Principal: la persona con la que operás, con su email y teléfono.

Hay bloques que aparecen solo si tu organización los tiene: los campos de Factura Electrónica (Costa Rica), la Ficha comercial (CRM) con Fuente y Segmento, y los Datos aduaneros de Honduras.

Código del cliente

Abreviatura de hasta 10 caracteres para la variable {{ CLIENTE }} de la numeración de expedientes. Es opcional. Se guarda en mayúsculas, sin espacios, signos ni tildes (acuña sa queda ACUNASA). Sin código, esa parte del número sale vacía: el sistema no inventa una abreviatura. Ver Numeración.

Datos aduaneros (Honduras)

Las organizaciones con Declaraciones ven Datos aduaneros (declaraciones y DEVA): Nivel comercial, Fax, Tiene póliza de seguro propia con su Tasa de la póliza (%) y Recargo de la póliza. Con póliza propia, el seguro de las declaraciones de ese importador se calcula con su tasa y no con el porcentaje de la agencia. La Ciudad también la pide la DEVA.

Traer los datos desde Aduanas (Honduras)

Debajo del RTN está Traer datos de Aduanas: escribí el RTN completo (14 dígitos) y apretalo. El sistema consulta el padrón de Aduanas y propone nombre, dirección, teléfono, correo y nivel comercial. Solo completa lo vacío; lo que ya escribiste distinto se conserva y te lo avisa. Nada se guarda hasta que guardes el cliente. Si el RTN no está en el padrón o el servicio no responde, seguís a mano.

En la ficha de un cliente ya creado, Acciones Rápidas → Completar con datos de Aduanas compara dato por dato: lo que falta viene marcado, lo distinto desmarcado, y solo se actualiza lo que marques con Actualizar los marcados.

Alta por RTN (Honduras)

En la lista de clientes, Alta por RTN crea clientes desde un Excel con una sola columna de RTN: el padrón pone el resto. Un RTN que Aduanas no conoce no crea nada y queda con su motivo; un cliente que ya existe nunca se pisa. Si Aduanas no respondió para algunos, volvé a subir el mismo archivo: solo se reintentan los que faltan. Hasta 300 RTN por archivo.

La ficha

Además de los datos, la ficha lista los expedientes, las cotizaciones y las facturas del cliente (estas dos, si tenés esos módulos). Las facturas vencidas se marcan en rojo con su fecha, y junto al título un contador lleva a todas las vencidas del cliente. En el panel de acciones: Nuevo Expediente con el cliente puesto, Reporte de estatus (Reporte de estatus), Editar Cliente, Preferencias de Notificación y el bloque Acceso por enlace del Portal del cliente. Con CRM, también sus oportunidades y contactos.

Preferencias de notificación

Preferencias de Notificación decide qué avisos automáticos recibe este cliente: el interruptor Notificaciones por email y, por tipo, Cambios de estado, Nuevos documentos y Actualizaciones de ETA. Un cliente sin preferencias guardadas recibe lo que tu organización tenga encendido en el Centro de notificaciones al cliente.

Dar de baja

En Editar Cliente, desmarcá Cliente activo y guardá. Deja de ofrecerse en documentos nuevos, su enlace al portal deja de servir, y conserva todo su historial: no se borra nada.

Importar clientes

Clientes → Importar carga tu cartera desde Excel. Cada cliente se reconoce por su identificación tributaria y, si no la tiene, por su código de Track-POD o por su nombre confirmado con el correo o el teléfono, así que volver a subir el archivo no duplica. En la vista previa elegís qué filas importar. Ver Importar datos.