Tareas del expediente
Las tareas ordenan el trabajo entre áreas dentro de cada expediente: quién tiene que hacer qué, para cuándo, quién está en copia, cómo va y qué se hizo. Reemplazan los pedidos por WhatsApp o correo que después nadie encuentra.
Qué necesitás: que la función Tareas esté encendida: un administrador la enciende en Configuración → Funciones. Para crear tareas, permiso de editar expedientes.
Crear una tarea
Sección titulada «Crear una tarea»- En el expediente, pestaña Tareas, hacé clic en Nueva tarea.
- Elegí el tipo (si tu organización tiene tipos de tarea): carga solos los responsables, la copia, el plazo, la prioridad y los pasos. Podés cambiar cualquiera.
- Completá el título, los responsables (uno o varios), quién va en copia, el vencimiento (con hora, opcional) y los pasos (uno por línea).
- Hacé clic en Crear tarea.
A los responsables les llega el aviso «Te asignaron una tarea» en la campana, en el teléfono y por correo. A quien está en copia, un aviso en la campana.
Cómo se trabaja
Sección titulada «Cómo se trabaja»Hacé clic en una tarea para abrir su panel:
| Parte | Para qué |
|---|---|
| Estado | Pendiente, En curso, En revisión, Bloqueada (esperando a alguien), Completada o Cancelada. Un clic la cambia. |
| Avance | El porcentaje de pasos hechos. Marcar el primer paso la pasa sola a En curso. |
| Pasos | La lista de verificación. Un paso puede tener su propio responsable, que también recibe el aviso. |
| Avances | La bitácora: comentarios, archivos adjuntos (por ejemplo, la factura a pagar y el comprobante) y los cambios que el sistema anota solo. |
Al publicar un avance podés mencionar a alguien (le llega un aviso y un correo aunque no esté en la tarea) y, en el mismo paso, cambiar el estado.
Varios responsables comparten la tarea: cualquiera la avanza y la cierra. Si cada uno tiene su parte, poné esa parte como un paso con su responsable.
Al completar una tarea cuyo tipo tiene una tarea siguiente, el panel ofrece crearla con un clic: así se encadena el proceso (por ejemplo, digitación → control de calidad → envío a trámite).
En el expediente, las tareas se ordenan por orden del proceso: arrastralas para dejarlas en la secuencia de trabajo. También se pueden ordenar por prioridad, vencimiento o creación.
Quién puede qué
Sección titulada «Quién puede qué»- Ver las tareas: quien ve el expediente, y siempre las propias.
- Trabajarla (estado, pasos, avances): sus responsables, quien está en copia, quien la creó y quien edita expedientes.
- Editarla o eliminarla: quien la creó y quien edita expedientes.
Vencimientos
Sección titulada «Vencimientos»El barrido diario de la mañana avisa a los responsables las tareas que vencen hoy y las que ya vencieron (una vez por fecha). En la lista, una tarea vencida se ve en rojo.
Para el resumen de todo lo tuyo, mirá Mis tareas.