Vistas de expedientes y Hoja
Una vista es una forma guardada de ver la lista de expedientes: qué columnas, en qué orden, con qué filtros y en qué modo. Cada vista se abre en Lista (para leer), en Hoja (para editar los datos en la tabla, como en una planilla de cálculo) o en Tablero (columnas por estado, etapa o responsable, para mover los expedientes arrastrándolos).
Qué necesitás: que la función Vistas de expedientes esté encendida: un administrador la enciende en Configuración → Funciones. Para editar en la Hoja, permiso de editar expedientes.
Sin ninguna vista, la lista de expedientes es la de siempre.
En modo Lista, la vista se ve como la lista de siempre (ícono de transporte, referencia del cliente, documento de transporte, insignias de estado y prioridad, ETA con su indicador y las acciones Ver, Editar y Clonar), solo que con las columnas que elegiste. La Hoja es más compacta, un dato por celda, y con un lápiz en las columnas que se pueden editar.
Crear una vista
Sección titulada «Crear una vista»- En Expedientes, abrí el selector de vistas (al lado de «Ordenar») y elegí Nueva vista….
- Poné un nombre (por ejemplo, «Control aduanal») y elegí si se abre en Lista, en Hoja o en Tablero.
- Marcá las columnas y ordenalas con las flechas. Expediente va siempre primero.
- Si querés, marcá Guardar también los filtros que tengo aplicados ahora.
- Elegí de quién es: Mía, o De la organización si sos administrador.
- Hacé clic en Guardar vista.
| Tipo de vista | Quién la ve | Quién la cambia |
|---|---|---|
| Mía | Solo vos | Vos |
| Mía · compartida | Todo el equipo | Vos |
| De la organización | Todo el equipo | Los administradores |
Un administrador puede marcar una vista de la organización como la que se abre por defecto para todos. Cada navegador recuerda la última vista que elegiste. Lista de siempre vuelve a la lista original.
Abrir una vista no cuenta como filtro: el panel de filtros arranca cerrado. Si la vista guarda filtros, se aplican y se cuentan en el número de Más filtros, pero el panel no se abre solo. Limpiar quita los filtros y te deja en la misma vista y en el mismo modo.
Columnas disponibles
Sección titulada «Columnas disponibles»Además de las de siempre (cliente, estado, prioridad, ETA, responsable, valor), hay orden de compra, modalidad, tipo de embarque, exportador, mercancía, naviera, buque, booking, B/L, contenedor, salida y llegada (estimadas y reales), líneas de venta y fecha de creación. Con Seguimiento aduanal se suman aduana, régimen, declaración, preimpreso, digitador, gestor, rayos gama (estado y monto) y almacenaje (desde, días y monto); con Control de digitación, la etapa de la declaración; con Tareas, las tareas pendientes; con Facturación, lo que falta cobrar (por moneda).
Editar en la Hoja
Sección titulada «Editar en la Hoja»En modo Hoja, las columnas que se pueden editar llevan un lápiz en el encabezado.
- Clic (o Enter) sobre una celda la abre. Enter guarda, Esc cancela.
- Tab guarda y pasa a la siguiente celda editable de la fila (Shift+Tab, a la anterior).
- Si salís de la celda con el mouse, se guarda si cambiaste algo.
- La celda guardada parpadea en verde. Cada cambio queda en el Timeline del expediente: «Aduana: — → Puerto Cortés (desde la Hoja)».
Cada celda se guarda sola: cambiar una no toca el resto del expediente.
No se editan en la Hoja: el estado (se cambia desde el expediente o el Tablero, porque puede avisarle al cliente), el cliente, la etapa de la digitación y los datos aduanales que vienen de una declaración. Cargar el monto de rayos gama o de almacenaje en la Hoja crea su costo, igual que desde el formulario.
Tablero
Sección titulada «Tablero»En modo Tablero, los expedientes de la vista se muestran como tarjetas en columnas. En la vista elegís cómo se agrupan:
| Agrupar por | Columnas | Soltar una tarjeta en otra columna… |
|---|---|---|
| Estado | Los estados del expediente | Cambia el estado, igual que desde el expediente: pide confirmación y puede avisarle al cliente según tu configuración. Un expediente cerrado se reabre. |
| Etapa de la declaración | Las etapas de la digitación que usa tu organización | Mueve la etapa, si es el paso que corresponde. Aprobar o devolver se hace con Revisar, desde el expediente. |
| Responsable | Una por persona, y Sin responsable | Cambia el responsable; la persona nueva recibe el aviso de asignación. |
Cada tarjeta muestra el número, el nombre, el cliente, la prioridad (con su color), el estado o la etapa, la ETA, la declaración, las tareas pendientes y el responsable.
Para mover un expediente, agarrá la tarjeta y soltala en otra columna. Con Ocultar columnas vacías (marcado por defecto), las columnas sin expedientes no se muestran: mientras arrastrás aparece arriba del tablero una franja Soltá en con esas etapas, para poder soltar ahí sin que se muevan las columnas que estás viendo. Si el cambio no se puede hacer (por ejemplo, asignar la declaración sin digitador), la tarjeta vuelve a su columna y se explica por qué. Cada columna muestra hasta 40 tarjetas y el tablero, los primeros 300 expedientes de la vista: para ver otros, usá los filtros.
Mover tarjetas requiere permiso de editar expedientes.
Exportar a Excel
Sección titulada «Exportar a Excel»Con una vista abierta, el botón Excel descarga los expedientes de la lista (con sus filtros) y las columnas de la vista, hasta 5.000 filas.