Cuentas por pagar
Contabilidad → Por Pagar es el lado de compras: tus proveedores, las facturas que te emiten (cuentas por pagar) y los pagos que hacés. Alimenta el impuesto de compras, el Estado de Resultados y el Flujo de Caja.
Qué necesitás: el módulo de Contabilidad y permiso de verla; registrar y editar piden el permiso de editar (Contabilidad). Los proveedores también se cargan con Importar desde Excel.
Proveedores
Sección titulada «Proveedores»Nuevo Proveedor pide nombre, nombre comercial, identificación tributaria, Tipo (naviera, aerolínea, transportista, almacenadora, servicios, gobierno, otro), contacto, país, ciudad, fax, moneda por defecto y días de crédito de referencia. La ficha muestra su saldo pendiente y sus cuentas.
El tipo Proveedor de mercancía (exportador) le vende a tu cliente importador y aparece en la DUCA y la DEVA: se gestiona en Declaraciones y no se ofrece al registrar costos, cuentas por pagar ni gastos.
Registrar una factura de proveedor
Sección titulada «Registrar una factura de proveedor»Con Nueva cuenta por pagar cargás el N° de documento del proveedor, proveedor, categoría contable, expediente e impuesto (opcionales), moneda, subtotal, fecha de emisión, días de crédito, descripción y notas. El sistema calcula impuesto, total, vencimiento (emisión más días de crédito) y estado: Pendiente, Pago Parcial, Pagada o Anulada.
Una cuenta también nace sola desde un costo del expediente con proveedor no estimado (Costos del expediente). Si cargaste la cuenta a mano y después registrás ese costo con el mismo proveedor y número de documento, el costo adopta la cuenta existente en vez de duplicarla; si esa factura ya es espejo de un costo de otro expediente, el formulario lo dice con el número del expediente.
En el detalle, Registrar pago pide monto, fecha, método, banco (opcional) y referencia. La moneda del pago es siempre la de la cuenta. Cada pago recibe un número PAG-AÑO-##### y la cuenta recalcula saldo y estado; pagada o anulada, no admite más pagos.
La factura del proveedor, adjunta
Sección titulada «La factura del proveedor, adjunta»La sección Documentos adjuntos del detalle guarda el respaldo: el PDF del proveedor, su XML, la nota de crédito, el comprobante de la transferencia. Con Adjuntar subís varios archivos a la vez (hasta 8 por subida, 20 MB cada uno; PDF, XML, imágenes, Office, CSV, TXT, EML, MSG y ZIP). Si uno se rechaza, no se guarda ninguno y el mensaje lo nombra. Quitar elimina un adjunto. Las dos acciones piden el permiso de editar.
Anular o eliminar
Sección titulada «Anular o eliminar»| Acción | Cuándo | Qué pasa |
|---|---|---|
| Anular | La cuenta es real y ya no se va a pagar | Queda con motivo; sale de los reportes. Permiso de editar. |
| Eliminar | La cuenta nunca debió existir (error de captura) | Se borra. Permiso de eliminar en Contabilidad. |
No se puede eliminar una cuenta que generó un costo del expediente (el costo la volvería a crear; corregí el costo desde el expediente) ni una que ya tiene pagos (se irían con ella y cambiarían el Flujo de Caja de meses cerrados; para esas está Anular). La confirmación dice cuál de los dos motivos aplica.
Antigüedad y exportación
Sección titulada «Antigüedad y exportación»Aging CxP agrupa los saldos abiertos por proveedor y moneda en 0-30, 31-60, 61-90 y +90 días. La lista de cuentas tiene un botón Excel que respeta los filtros de proveedor y estado, visible si tu rol puede exportar reportes contables. El bloque comercial del expediente lista sus cuentas por pagar con total por moneda: la misma cuenta, vista desde el otro lado.