Factura Electrónica (Costa Rica)
En Costa Rica, cada factura fiscal se puede presentar ante Hacienda como comprobante electrónico v4.4: el sistema arma el XML, lo firma con tu llave y lo envía. Es opcional y por factura: la factura existe aunque nunca la envíes.
Qué necesitás: país Costa Rica (Funciones por país), el módulo de Facturación y, para configurar, ser administrador.
Configurar el emisor
Sección titulada «Configurar el emisor»En Administración → Config. e-Factura:
| Sección | Campos |
|---|---|
| Ambiente | Sandbox (pruebas, sin valor fiscal) o producción |
| Emisor | Cédula, nombre o razón social, actividad económica |
| Ubicación y contacto | Provincia, cantón y distrito del catálogo oficial, barrio, otras señas, teléfono y correo, iguales al domicilio inscrito en ATV |
| Consecutivo | Casa matriz (3 dígitos) y terminal (5) |
| Credenciales del API | Usuario y contraseña de Hacienda; Client ID api-stag en sandbox, api-prod en producción |
| Llave criptográfica | Archivo .p12 y PIN, guardados cifrados; en blanco se conservan |
| Estado | Emisión electrónica activa, cuando la llave y las credenciales ya se probaron |
Numeración de Hacienda
Sección titulada «Numeración de Hacienda»En Administración → Núm. Hacienda hay una secuencia por tipo de comprobante (factura, nota de débito y nota de crédito), independiente de tu numeración interna. Solo se edita el Próximo número, que avanza únicamente cuando Hacienda acepta: una factura interna o un envío rechazado no lo consumen. Al migrar, fijalo en la última emitida más uno; Hacienda rechaza un consecutivo repetido.
Qué va a Hacienda
Sección titulada «Qué va a Hacienda»Solo Factura Fiscal, Nota de Débito y Nota de Crédito; Proforma, Factura Interna e Invoice no. Cada línea necesita código CAByS y unidad de medida, heredados del catálogo de servicios o escritos por línea, y el cliente necesita cédula.
- Emití la factura con Emitir: en borrador no se envía.
- En la sección Factura Electrónica (Costa Rica) del detalle, Vista previa del XML arma y valida el XML exacto sin firmarlo ni enviarlo y muestra los errores; desde ahí podés Firmar y enviar a Hacienda. O hacé clic en Generar Factura Electrónica, que muestra el próximo número (Ajustar número fija otro solo para esa emisión).
- Si queda Enviado a Hacienda, usá Consultar estado enseguida.
Los estados del comprobante son Pendiente, Firmado, Enviado a Hacienda, Aceptado, Aceptado parcial, Rechazado y Error de envío. Rechazado o con error, el detalle muestra el mensaje de Hacienda y ofrece Reintentar emisión. Aceptado, muestra la clave; Descargar XML (ambos) da el comprobante firmado y la respuesta, que Enviar por correo adjunta al cliente con el PDF.
Cuando Hacienda no acepta
Sección titulada «Cuando Hacienda no acepta»- Datos fiscales. Si una línea tiene una unidad que Hacienda no reconoce o un CAByS mal formado, el detalle ofrece Actualizar datos fiscales: copia los dos desde el catálogo sin mover importes. No aplica a una factura aceptada.
- Nunca recibido. Si Hacienda respondió que no tiene el comprobante, Hacienda nunca lo recibió lo destraba para reintentar. Si sí lo tiene, reintentar lo duplica.
Anular con nota de crédito
Sección titulada «Anular con nota de crédito»Una factura fiscal aceptada por Hacienda no se edita, rectifica ni anula por estado. Anular (Nota de Crédito) pide el motivo y crea una Nota de Crédito emitida con las mismas líneas; la enviás a Hacienda con Generar Nota de Crédito Electrónica y al cliente por correo. Lo ya pagado vuelve como saldo a favor.
Comercial → Fact. Electrónica lista los comprobantes por Estado ante Hacienda y Período, con exportación a Excel.