Estados propios y avance automático
Administración → Estados propios reúne dos decisiones sobre cómo se ven y se mueven los estados de tus expedientes. Las dos nacen apagadas: quien no las enciende no ve ningún cambio. Lo ve quien administra. Las etapas del sistema están en Estados y flujo.
Estados propios
Sección titulada «Estados propios»Encendé Usar estados propios. Desde ese momento, al cambiar el estado de un expediente podés escribir un nombre («Transbordo en Balboa») dentro de una etapa del sistema («En tránsito»). Tu cliente lee ese nombre en el correo, el portal y el reporte de estatus; los reportes internos, la barra de avance y los conteos siguen usando la etapa. No existe un «estado 17»: el nombre siempre cuelga de una etapa.
La lista de nombres
Sección titulada «La lista de nombres»En Agregar un estado cargás Nombre que ve el cliente y Etapa del embarque. La lista también se llena sola: cada nombre que tu equipo escribe al cambiar un estado queda guardado con su etapa. En cada fila editás Nombre y Etapa (con Guardar), marcás Se ofrece (si aparece en el desplegable al cambiar el estado) y ves cuántos expedientes lo tienen En uso. Quitar de la lista lo saca de la lista; los expedientes que ya lo tienen lo conservan.
El nombre pertenece al estado en que se escribió: si el expediente cambia de etapa por otro camino (una declaración, la app, el avance automático), el nombre se borra y queda la etapa. Cambiar solo el nombre dentro de la misma etapa también queda en el historial y avisa al cliente según el Centro; la casilla Avisar al cliente por correo solo puede callar ese aviso.
Avance automático del estado
Sección titulada «Avance automático del estado»Encendé Avanzar el estado automáticamente y marcá las reglas. El estado avanza solo cuando se registra un hecho; una fecha estimada nunca lo mueve (si vence sin la real, el responsable recibe un aviso). Solo avanza, nunca retrocede ni llega a «Completado», y no toca un expediente cancelado, completado ni archivado.
| Regla | Pasa a | Cuando |
|---|---|---|
| Booking cargado | Reservado | Se carga el número de booking. |
| Checklist de documentos completo | Docs completos | Todos los documentos del checklist de la hoja de instrucción están entregados. |
| B/L o AWB cargado | A bordo | Se carga el número o se vincula el documento de transporte. Nace apagada: en aéreo, y a veces en marítimo, el número se carga antes de zarpar. |
| Salida real (ATD) | En tránsito | Se carga la salida real del expediente o de un contenedor. |
| Llegada real (ATA) | En aduana | Se carga la llegada real, o llegaron todos los contenedores. |
| Contenedores retirados | Listo para entrega | Con levante, todos los contenedores tienen fecha de retiro. |
Si varias reglas aplican a la vez, gana el destino más avanzado. Un retroceso hecho a mano por una persona se respeta.
La tarjeta Con lo cargado hoy muestra qué expedientes cambiarían con lo que ya está registrado, con Pasa de y Por qué. Se muestra también con el avance apagado: es lo que hay que mirar antes de encender.
Con el avance apagado, la tarjeta de fechas del expediente igual ofrece el cambio cuando una fecha real lo justifica; encendido, lo aplica al guardar. Ver Fechas y avance.