Facturar desde la operación

Con Facturación desde la operación, lo que pasa en el expediente llega a la factura sin transcribirlo:

Los gastos del expediente que se le cobran al cliente (almacenaje, rayos gama, transporte, el gestor…) pasan a la factura o a la nota de débito.
De una misma cotización salen varios documentos: por ejemplo, la factura con los honorarios y la nota de débito con los reembolsos. Lo que ya se facturó queda marcado y no se cobra dos veces.

Qué necesitás: el módulo de Facturación, que un administrador encienda Facturación desde la operación en Configuración → Funciones, y permiso para crear facturas.

Marcar los gastos que se cobran

En la pestaña Costos del expediente, al cargar o editar un costo, elegí ¿Se le cobra al cliente?:

Opción	Qué pasa
No se cobra aparte	Lo de siempre: es un costo de la agencia.
Como servicio	Va a la factura, con el impuesto por defecto de tu organización.
Como reembolso	Lo que pagaste por cuenta del cliente: va a la nota de débito, sin impuesto.

Un costo ligado a un servicio vendido (el que ya se le cobra al cliente por la línea de la cotización o de la factura) no se marca «se le cobra»: se cobraría dos veces. El formulario no deja marcar las dos cosas, y un costo con línea vendida no aparece entre los gastos por cobrar.

Se cobra por el precio de venta del costo o, si no tiene, por el costo. Cada costo marcado muestra Servicio por cobrar o Reembolso por cobrar, y una vez cobrado, Cobrado en con el número del documento.

Un costo estimado no se ofrece para cobrar: todavía no ocurrió.

Cobrar los gastos

En la pestaña Costos, hacé clic en Cobrar gastos al cliente (aparece con la cantidad de gastos por cobrar).
Marcá los gastos y revisá a qué documento va cada uno (Va a). Los servicios proponen el documento de tu organización y los reembolsos, la nota de débito; podés cambiarlo. La nota de débito nunca lleva impuesto, aunque mandes ahí un servicio.
Hacé clic en Crear documentos.

Sale un documento por cada tipo y moneda: por ejemplo, una factura en lempiras con el servicio y una nota de débito en dólares con el reembolso. Todos nacen en borrador para que los revises y los emitas. Cada línea lleva el concepto y la referencia del costo («Almacenaje en puerto — Ref. ALM-77»).

Si el expediente tiene una cotización aceptada, la misma pantalla muestra también las líneas de esa cotización que quedan por facturar.

Varios documentos desde la misma cotización

Con la función encendida, Generar Factura abre la pantalla ¿Qué se factura de COT-…? con una columna Va a en cada línea: elegí factura, nota de débito u otro documento para cada una.

Las líneas que ya se facturaron aparecen con su documento y no se pueden volver a marcar.
Cuando la cotización ya tiene documentos, su detalle muestra Documentos (N) con todos, y Facturar lo que queda mientras le queden líneas.
La segunda vez, lo que queda nace desmarcado: elegís qué se factura.
El descuento global de la cotización se aplica una sola vez, en el primer documento con líneas en su moneda.
Los adelantos se aplican, como siempre, a los documentos de su moneda.
Si la cotización tiene un expediente, sus gastos por cobrar aparecen debajo, en la misma pantalla.

La nota de débito queda ligada a su factura

Al emitir una nota de débito que salió de la misma cotización (o del mismo expediente) que una factura ya emitida en su moneda, la nota queda ligada a esa factura: su detalle dice «Nota de Débito que ajusta la factura…». Si hay más de una factura posible, no se elige ninguna y la ligás a mano. Con factura electrónica de Costa Rica se liga siempre a mano, porque Hacienda pide además el código y la razón.

Si un documento se anula

Si anulás un documento o borrás un borrador, sus gastos vuelven a quedar por cobrar y sus líneas de la cotización vuelven a estar disponibles.