Enviar una actualización al cliente
Desde el expediente podés mandarle al importador cómo va su embarque sin salir del sistema. El correo sale con la marca de tu agencia, y si el cliente responde, la respuesta llega al correo de tu organización.
Qué necesitás
Sección titulada «Qué necesitás»Permiso para modificar expedientes. El botón Enviar actualización al cliente está en Acciones rápidas, en la pestaña Vista General.
La ventana de redacción
Sección titulada «La ventana de redacción»| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Plantilla | Elegí una de tus plantillas de correo: rellena asunto y mensaje con los datos del expediente. Sin plantillas guardadas, escribís el mensaje directamente. |
| Para | Viene con el correo de contacto del cliente (o su correo principal). Podés cambiarlo o poner varios, separados por coma. |
| Asunto y Mensaje | Podés corregirlos antes de mandar: se envía tal como se ve. |
Debajo del mensaje, Variables disponibles lista lo que podés escribir entre dobles llaves: cliente, empresa, número y referencia del cliente, estado, B/L o guía, contenedores, naviera, origen, destino, exportador, mercancía, modalidad, tipo de embarque, fechas (ETA, ETD, salida y llegada), días de tránsito y el vencimiento de los días libres. Una variable mal escrita se imprime tal cual, para que la veas antes de mandar.
Adjuntos
Sección titulada «Adjuntos»El panel de la derecha ofrece cuatro grupos; marcás lo que querés que viaje:
| Grupo | Contenido |
|---|---|
| Subir desde tu equipo | Arrastrá archivos o hacé clic para elegirlos, hasta 10. Se pueden sumar en varias tandas y quitar de a uno. |
| Reporte | El reporte de estatus del cliente en PDF, con todos sus embarques en curso. Ver antes de enviar lo abre tal como va a salir. |
| Documentos del expediente | Los archivos subidos al expediente. Los documentos internos (los que respaldan tu costo) no se ofrecen; la ventana dice cuántos quedaron afuera. |
| Facturas | Solo para quien ve facturación y con el módulo encendido. Cada una con su saldo pendiente; si la plantilla tiene marcado adjuntar facturas, las que tienen saldo vienen seleccionadas. |
| Declaraciones ante Aduanas | En Honduras, las impresiones de las declaraciones del expediente. |
El contador muestra cuánto pesan los adjuntos contra el máximo por correo, que la ventana indica. Pasado el máximo, Enviar se apaga hasta que quites algo.
Al hacer clic en Enviar, el correo se pone en cola y la pantalla dice «Se está enviando la actualización a … Si no sale, te avisamos»: si falla, recibís un aviso en tu campana de Notificaciones.
- Si falta cualquier adjunto pedido (un archivo que ya no existe, un reporte que sale vacío), el correo no sale y el aviso dice qué faltó. Nunca llega un «les adjuntamos la factura» sin la factura.
- Si la dirección rebotó antes o pidió no recibir correo, no se envía: la pantalla pide otra dirección.
Historial
Sección titulada «Historial»Cada envío queda en el Timeline del expediente como Correo Enviado al Cliente, con destinatario y asunto. Un expediente con correos enviados al cliente ya no se puede eliminar, solo archivar.
Los avisos automáticos (cambio de estado, arribo, días libres) salen del Centro de notificaciones, no de esta ventana.