Enviar, aceptar y convertir

Todo lo que se hace con una cotización armada vive en su detalle. Las acciones que aparecen dependen del estado y de tus permisos.

El documento

Vista previa abre el PDF en otra pestaña.
PDF lo descarga, con tu formato propio si lo configuraste (Formatos de impresión).
Imagen descarga el documento como PNG, para WhatsApp. Aparece si tu organización lo encendió (Opciones, líneas internas, fórmulas e imagen).

Enviar al cliente

Marcar como Enviada: pide al menos un servicio y pasa la cotización a Enviada, desde donde ya no se edita (para cambiarla, Recotizar).
Enviar abre Enviar cotización por correo, con el Correo del destinatario prellenado con el del cliente y un Mensaje opcional. Vacío, sale el texto de Plantillas de correo.

El correo lleva el PDF adjunto y un resumen, sale con el nombre y el logo de tu organización y las respuestas llegan a tu correo de respuesta. Si encendiste la imagen en el correo, el documento también va dibujado en el cuerpo. El envío no cambia el estado: el panel Información registra a quién y cuándo se mandó. Un borrador no se manda por correo.

La respuesta del cliente

Con la cotización Enviada:

Aceptar la pasa a Aceptada. Si tiene opciones, elegí cuál aceptó el cliente.
Aceptar y convertir hace lo mismo y crea el expediente en un paso: el cliente que acepta por teléfono.
Rechazar pide el motivo (con CRM, de tu lista de motivos) y un detalle opcional.

Pasada la fecha de validez sin respuesta, la cotización queda Expirada. Rechazadas y expiradas se conservan y se pueden recotizar.

Dos caminos para la aceptada

Aceptar no crea nada por sí solo. La pregunta es si ya existe el expediente de ese embarque:

Todavía no hay expediente: Convertir a Expediente, en la cotización. Crea un expediente con los datos de la cabecera (los de la opción aceptada, si hay opciones) y arrastra los servicios con su costo estimado. Una cotización se convierte una sola vez; el número del expediente queda como chip junto al estado.
Operaciones ya lo abrió: Vincular cotización, desde ese expediente. Abrilo, buscá Cotización de origen en Acciones Rápidas, elegí la cotización y hacé clic en Vincular cotización. Solo se ofrecen las aceptadas del mismo cliente sin expediente. Vincular escribe la relación y nada más: no copia costos ni toca el expediente, porque operaciones ya lo cargó. Desvincular suelta el vínculo sin borrar nada.

Una aceptada que sigue sin expediente avisa en la campana a los 3 y a los 10 días. Lo cierran los dos caminos.

Con la aceptada también podés Generar instrucciones (Hoja de instrucciones) y, con Facturación, Generar Factura (Facturar desde una cotización).

Adelantos y saldo a favor

Con Facturación y permiso de contabilidad, la tarjeta Adelantos / Saldo a favor registra lo que el cliente entrega cuando solo existe la cotización: Fecha, Monto, Método y Referencia, en la moneda de la cotización. Al generar la factura, el adelanto se aplica solo y baja el saldo. Ver Saldo a favor.

Duplicar

Duplicar crea una cotización nueva en borrador, con su propio número y titulada «Copia de …», con la cabecera, las opciones y los servicios (equipo, moneda por línea, base de cobro, mínimo y fórmulas incluidos). Pide confirmación. Los bultos no se copian.

Anular y eliminar

Van al pie, en rojo y separados.

Anular pide un motivo y cierra una cotización que ya salió del borrador (o un borrador reabierto). No se anula una ya convertida o con factura vigente.
Eliminar borra de verdad y solo existe para un borrador que nunca se envió (versión 1, sin expediente ni factura). Pide confirmación y no se deshace.