Hoja de instrucciones

Cuando un negocio se confirma, quien lo vendió le pasa a operaciones una hoja de instrucciones: quién es el cliente, por dónde viene la carga, qué servicios se prestan, qué documentos entregó y cómo se cobra. El sistema la genera prellenada.

Generarla

Hay dos puertas, y cada hoja cuelga de una de las dos:

• Desde el expediente: en el panel Generar Documentos, hacé clic en Generar hoja de instrucciones. Una vez creada, el botón pasa a Hoja de instrucciones y te lleva a la que existe.
• Desde la cotización: en el detalle de una cotización aceptada, el botón Generar instrucciones la crea antes de que exista el expediente (después se llama Ver instrucciones). Es el flujo de quien solo cotiza e instruye y deja la apertura del expediente a operaciones. Al convertir la cotización, la hoja se engancha al expediente nuevo.

Es una por expediente (o por cotización). Nace con lo que el sistema ya sabe —consignatario, contacto, teléfono, origen, destino, incoterm, responsable, número de cotización— y con el checklist en blanco.

Completarla

Lo que falta se carga desde Editar:

Bloque	Qué lleva
Datos del negocio	Agente (tu corresponsal en origen), con su contacto y teléfono.
Vía y servicios prestados	Operación (importación, exportación, tránsito…), vía (marítimo FCL/LCL, aéreo, terrestre…), incoterm, régimen aduanero (las opciones dependen del país de tu organización) y qué servicios se prestan.
Datos para facturación	Identificación fiscal, nombre, dirección, medio de envío, contacto para cobro, teléfono y correo.
Pago	Anticipo del 50 %, contado al arribo y días de crédito.
Observaciones	Instrucciones específicas para operaciones.

Nota

Los datos de facturación arrancan copiados del cliente pero son propios de la hoja: se factura a quien corresponda en esa operación, que no siempre es el cliente del expediente. Si el cliente cambia después, la hoja no se altera.

Checklist de documentos

La sección Documentos entregados por el cliente abre avisando cuántos documentos faltan. Cada fila tiene un estado:

Estado	Significa
Pendiente	Todavía no llegó.
Entregado	Ya lo tenemos.
En el CRM	Está cargado en el sistema comercial.
Solicitar documento	Hay que pedírselo al cliente.

Cada documento admite una nota (por dónde llegó, qué le falta), y con Agregar sumás documentos propios a la lista: la que viene por defecto depende del país de tu organización y es un punto de partida, no una lista cerrada. Cuando todo está entregado, la hoja lo dice.

Con el avance automático del estado encendido, completar este checklist puede pasar el expediente a Docs Completos. Ver Fechas y avance.

Imprimirla

El botón Imprimir genera el PDF con el logo y los datos de tu organización, con los mismos bloques del documento: cabecera, vía y servicios, documentos y facturación lado a lado, pago, observaciones y la firma de quien vendió.

Permisos

La hoja no tiene permisos propios: usa los del objeto del que cuelga. Si cuelga de un expediente, quien puede verlo ve la hoja e imprimirla y quien puede editarlo la genera, completa y marca documentos. Si cuelga de una cotización (todavía sin expediente), valen los permisos de cotizaciones: así el Vendedor, que no suele tener permisos de expediente, puede armarla igual.