Digitación y cruce de documentos

El control de digitación sigue la declaración de cada expediente desde que se asigna hasta que se presenta: quién la digita, en qué etapa está, quién la revisó y qué errores se le encontraron. El cruce de documentos compara el mismo dato entre el B/L, la lista de empaque, la factura y la declaración, y marca lo que no cuadra.

Qué necesitás: que la función Control de digitación esté encendida: un administrador la enciende en Configuración → Funciones (enciende también Seguimiento aduanal, que necesita). Para mover las etapas, ser el digitador del expediente o tener permiso de editar expedientes.

Las etapas

Etapa	Qué significa
Por asignar	Nadie la está digitando todavía.
Asignada	Ya tiene digitador; todavía no empezó.
En digitación	El digitador la está cargando.
Preliminar lista	El digitador terminó y la manda a revisar.
En revisión	Alguien la está revisando (control de calidad).
Devuelta con errores	La revisión encontró errores: vuelve al digitador.
Aprobada	Pasó el control de calidad.
En trámite	Se presentó ante Aduanas.

El orden es fijo. Tu organización puede cambiarle el nombre a cada etapa y dejar de usar las que no necesita (por ejemplo, sin «Asignada» se pasa directo de «Por asignar» a «En digitación»). «Por asignar», «En digitación» y «Aprobada» se usan siempre.

Mover la declaración de etapa

Cada expediente tiene la pestaña Digitación, con la etapa actual en el mismo botón de la pestaña. La etapa también aparece en el encabezado del expediente, junto al estado (por ejemplo, «DUCA: En revisión»); un clic ahí abre la pestaña. Los avisos de digitación también llevan directo a ella.

La pestaña muestra los pasos, el digitador, cuánto tiempo lleva en la etapa y las revisiones. El botón es el paso siguiente:

Asignar: elegí el digitador. Le llega un aviso.
Empezar a digitar.
Preliminar lista: le llega un aviso a quien revisa (nunca al propio digitador).
Revisar: abre el control de calidad (ver abajo).
Pasar a «En trámite», cuando se presenta.

Cada cambio queda en el Timeline del expediente y en el historial de la tarjeta. Quien edita expedientes puede corregir la etapa a mano desde Historial, errores y corrección manual, por si algo se marcó mal.

Si tu organización usa el módulo de Declaraciones, al registrar la declaración ante Aduanas el expediente pasa solo a En trámite.

También se puede mover desde el Tablero agrupado por etapa, arrastrando la tarjeta.

Control de calidad

Revisar abre la revisión. Arriba se ve el cruce de documentos, para comparar mientras se revisa.

Aprobar: la declaración pasa a Aprobada y le llega un aviso al digitador y al responsable del expediente.
Devolver con errores: marcá al menos un error de la lista (con su gravedad, leve o grave, y un comentario si hace falta). La declaración vuelve al digitador con el detalle; cuando la corrige, vuelve a revisión. Cada vuelta cuenta como un intento nuevo.

Quién revisa se elige en el Centro de Notificaciones → Avisos al equipo → Revisión de la declaración. Si no se elige a nadie, revisa cualquiera que pueda editar expedientes.

Configuración

En Administración → Digitación (Propietario o Administrador):

Campo	Qué hace
Cómo se llama la declaración	Vacío = el nombre de tu país. Se usa en todas las pantallas y avisos.
Tolerancia de peso (%)	Cuánto puede diferir el peso entre documentos sin marcarse como diferencia (por defecto, 1 %).
Etapas	Casilla para usarla o no, y el nombre con que la ve tu equipo.
Tipos de error	La lista del control de calidad, con su gravedad. Cargar sugeridos trae diez de uso común (clasificación arancelaria, valor en aduana, peso o bultos…).

Un tipo de error que ya se usó en una revisión no se borra: se desactiva, para no perder las métricas.

Métricas por digitador

Administración → Digitación → Métricas por digitador muestra, para el período que elijas (este mes, últimos 30 o 90 días, o fechas a mano):

Columna	Qué cuenta
Declaraciones	Las que digitó en el período.
Aprobadas a la primera	Porcentaje de las aprobadas que pasaron sin ninguna devolución.
Devoluciones	Veces que se le devolvió una declaración.
Errores (graves)	Errores marcados en sus revisiones, y cuántos fueron graves.
Errores por declaración	El promedio.
Tiempo de digitación (prom.)	De que se le asigna a que la manda a revisar.
Errores más frecuentes	Los tres tipos que más se le marcaron.

Arriba, cuántas declaraciones hay en curso en cada etapa; abajo, los errores más frecuentes de todo el equipo. Las métricas las ve un administrador o quien revisa.

Cruce de documentos

En la pestaña Documentos del expediente, arriba de la lista, la tarjeta Cruce de documentos compara:

Dato	De dónde sale
Importador / consignatario	B/L o guía, lista de empaque, factura y declaración
Exportador / proveedor	B/L o guía, lista de empaque, factura y declaración
Bultos	B/L o guía, lista de empaque y declaración
Peso bruto (kg)	B/L o guía, lista de empaque y declaración
Volumen (m³)	B/L o guía y lista de empaque

Usa lo que la lectura con IA ya extrajo de cada documento: no vuelve a leer nada. Un documento que todavía no se leyó no aporta su columna, y un dato que aparece en un solo documento dice Sin con qué comparar.

Los nombres se comparan sin la forma jurídica, las mayúsculas ni las tildes: «NOVEX, S.A.» y «Novex Sociedad Anónima» coinciden.
El peso y el volumen coinciden si la diferencia está dentro de la tolerancia; se muestra cuánto difieren.
Los bultos tienen que ser iguales.

Una diferencia puede ser correcta (por ejemplo, el B/L cuenta los pallets y la lista de empaque las cajas). Quien edita expedientes la puede Justificar con una nota: queda como Justificada, con quién y por qué. Si después llega un documento que cambia esos valores, la justificación deja de valer y la diferencia se vuelve a marcar.