Crear un expediente

Un expediente se abre de cuatro maneras. Todas terminan en su detalle, en estado Planificado.

Desde cero

1. En Principal → Expedientes, hacé clic en Nuevo Expediente (desde la ficha de un cliente, el mismo botón deja ese cliente ya elegido).
2. Completá el formulario y guardá.

Son cuatro secciones plegables: Información Básica (nombre, cliente, nivel, prioridad, referencia del cliente, exportador, mercancía, tipo de embarque, líneas de venta), Información de Envío (transporte, incoterm, país y puertos, naviera, buque o vuelo, booking, B/L o AWB, contenedor), Tracking de Fechas y Valor Comercial. Solo el Nombre es obligatorio.

El número del expediente

Lo asigna tu numeración al guardar. Si marcaste Permitir cambiar el número al crear el expediente en Numeración, el formulario muestra Número del expediente con el siguiente de la secuencia: si escribís otro con el mismo formato, la numeración sigue desde él. Un número ya usado se rechaza, y uno más de 100 adelante del sugerido pide confirmarlo con la casilla Sí, el número … es correcto.

Contenedores al crear

Con el módulo de Carga y permiso para agregar contenedores, Información de Envío trae el bloque Contenedores (FCL): número, tamaño y tipo por fila, y Agregar contenedor para sumar más (hasta 50). Al guardar se crean como FCL en la pestaña Carga. Un número repetido, con signos o de más de 20 caracteres impide guardar. Los consolidados (LCL) se cargan desde su B/L.

Empezar desde documentos

Si ya tenés la factura, el B/L o la guía aérea, el bloque Empezar desde documentos, arriba del formulario, evita teclear:

1. Arrastrá los archivos al recuadro o hacé clic para elegirlos (PDF o imagen, hasta 10 MB cada uno y 8 por lote).
2. Revisá el tipo de cada archivo; con Detectar automáticamente lo decide la IA.
3. Hacé clic en Leer documentos.

Se completan solo los campos vacíos, y cada uno muestra de qué documento salió. Si dos documentos difieren, el campo queda vacío y te ofrece elegir. Si el importador no está en tu cartera, aparece Crear cliente con el nombre puesto. Al guardar, los archivos pasan a la pestaña Documentos con su lectura; los contenedores del B/L se agregan después desde Carga.

Nota

Si cerrás la pantalla, la lectura se retoma al volver; un borrador sin usar se borra a las 24 horas (Descartar documentos lo borra antes). El bloque no aparece si tu organización apagó el análisis con IA en Configuración → Privacidad y datos. Leer no consume número ni cuota.

Desde una cotización

En una cotización aceptada, Convertir a Expediente crea el expediente con cliente, incoterm y puertos (con opciones, el destino y la naviera de la aceptada). Cada servicio entra como costo estimado. Si el expediente ya existe, no lo vuelvas a crear: vinculá la cotización desde Cotización de origen, en Acciones rápidas. Ver Enviar y convertir.

Clonar uno existente

Para un embarque repartido en varios expedientes, o una importación que se repite, Clonar pide ¿Cuántas copias? (hasta 50) y una confirmación. Se copian los datos de cabecera (cliente, nombre, transporte, incoterm, ruta, naviera, exportador, mercancía, responsable, prioridad, valor y fechas estimadas). Cada copia recibe su número y arranca en Planificado, sin fechas reales, documentos, costos, contenedores ni facturas. B/L o AWB, booking y contenedor solo se copian con Copiar también los datos del embarque. Cada copia cuenta contra la cuota mensual.

Para migrar un histórico, mirá Importar datos.