Saldo a favor del cliente
El saldo a favor es dinero que el cliente ya entregó y todavía no se usó en ninguna factura. Vive en una bolsa por cliente, numerada ANT-AÑO-#####, y se aplica como pago a la próxima factura. Al aplicarse genera un recibo de pago normal, marcado Anticipo, así que Cuentas por Cobrar, el estado de cuenta y el Flujo de Caja lo ven como cualquier cobro.
Qué necesitás: el módulo de Facturación y permiso de registrar en Contabilidad (la plantilla Contador lo trae).
De dónde nace
Sección titulada «De dónde nace»| Origen | Cómo se crea |
|---|---|
| Nota de crédito (Costa Rica) | Al usar Anular (Nota de Crédito) sobre una factura fiscal aceptada por Hacienda que el cliente ya había pagado, lo efectivamente pagado vuelve como saldo a favor. Nunca el total: la nota de crédito ya borró la deuda. |
| Adelanto de una cotización | En el detalle de la cotización, la tarjeta Adelantos / Saldo a favor registra lo que el cliente paga antes de facturar. Al facturar esa cotización se aplica solo (Facturar desde una cotización). |
| A mano | En el estado de cuenta del cliente (Contabilidad → Por Cobrar), Registrar saldo a favor pide Monto, Moneda, Referencia y Notas: una devolución acordada, una nota de crédito hecha fuera del sistema o un adelanto sin cotización. |
Aplicarlo a una factura
Sección titulada «Aplicarlo a una factura»Abrí una factura del cliente con saldo pendiente. Si tiene crédito en la misma moneda, el detalle muestra la sección Saldo a favor del cliente con el selector Saldo a aplicar:
- Todos, del más antiguo al más nuevo (opción por defecto): consume las bolsas en ese orden hasta cubrir la factura, así el crédito más viejo no queda olvidado.
- Un saldo concreto de la lista: aplica solo ese.
Con Aplicar a esta factura se crean los recibos y el mensaje dice cuánto se aplicó y cuánto queda pendiente; lo que sobra sigue disponible. El modal Registrar Pago también avisa cuando hay saldo, para que no cargues como dinero nuevo algo que sale de la bolsa.
Una factura recibe saldo si tiene cliente, es cobrable (una nota de crédito no), no está anulada y tiene saldo pendiente. Se puede aplicar aun en borrador.
Por moneda, sin conversión
Sección titulada «Por moneda, sin conversión»El saldo a favor solo se aplica a facturas de su misma moneda. Si el cliente tiene crédito en otra, la factura lo dice en Saldo a favor en otra moneda, con el monto y las salidas: emitir la factura en esa moneda (si es borrador, cambiándola desde Editar) o registrar a mano el saldo en la moneda de la factura. El sistema no convierte: inventaría un tipo de cambio.
Dónde se ve
Sección titulada «Dónde se ve»El estado de cuenta del cliente muestra arriba la tarjeta Saldo a favor por moneda y, debajo, la tabla Detalle del saldo a favor: número, fecha, Origen, moneda, monto, aplicado, disponible, estado y a qué facturas se aplicó, con enlace a cada una. Incluye los saldos ya consumidos: son los que explican una factura pagada sin que entrara dinero nuevo.
El saldo no entra al saldo corrido: es dinero del cliente que sigue disponible, y restarlo ahí bajaría una deuda que todavía hay que cobrar. En el Excel va en su propia fila.