CRM — vista general

El CRM es la parte del sistema donde vive lo que todavía no es un expediente: el prospecto que pidió una tarifa, la oportunidad en negociación, la llamada que hay que devolver el martes.

Está pegado al resto del sistema a propósito. Una oportunidad se cierra cotizando, y esa cotización aceptada se convierte en el expediente que después se opera. No hay que volver a escribir al cliente ni la ruta en ningún lado.

Nota

El CRM lo ven los agentes de carga y las empresas de logística. Una agencia aduanal no lo tiene: recibe el trabajo ya asignado por su cliente, no sale a prospectar. Necesita además el módulo de Cotizaciones, porque el embudo cierra cotizando. Ver Qué módulos ve tu organización.

Sobre eso va el rol: hace falta el permiso de ver CRM, que traen las plantillas Vendedor, Gerente y Pricing, además de Propietario y Administrador.

Las pantallas

Pantalla	Para qué
Panel CRM	El resumen: oportunidades abiertas, pronóstico por moneda, embudo por etapa, ganado y perdido del mes, tus tareas.
Pipeline	El tablero de oportunidades por etapa, la vista del día a día. Ver Pipeline y oportunidades.
Mi cartera	Tus oportunidades abiertas, tus cotizaciones sin cerrar y tus tareas. Ver Mi cartera y Tareas.
Tareas	Lo pendiente con fecha: llamadas, correos, seguimientos vencidos.
Leads	Lo que llega antes de ser un cliente formal. Ver Leads.
Reportes	Pronóstico por vendedor, embudo por etapa, ganado y perdido por motivo.
Cotizaciones ganadas/perdidas	El resultado medido sobre cotizaciones. Ver Cotizaciones ganadas y perdidas.
Configurar pipeline	Etapas y motivos de pérdida. Solo para quien ve todo el embudo.

Quién ve qué

Cada oportunidad, lead y cotización tiene un dueño: el vendedor responsable.

Rol	Alcance
Vendedor	Lo suyo, más lo que no tiene dueño asignado. No ve la cartera de sus compañeros.
Gerente / Propietario / Administrador	Todo el embudo de la organización, con filtro por vendedor.

Consejo

Un registro sin dueño lo ven todos los vendedores, así nada queda escondido sin que nadie pueda reclamarlo. Si un prospecto «desapareció» de tu cartera, lo más probable es que otro vendedor lo haya tomado como dueño.

La excepción es Cotizaciones ganadas/perdidas: ahí el Vendedor ve solo lo estrictamente suyo, para que las cotizaciones sin dueño no le cuenten como resultados propios.

El camino completo

1. Entra un lead: alguien pidió una tarifa por WhatsApp o por el sitio. Todavía no tenés su identificación fiscal.
2. Cuando se formaliza, el lead se convierte en cliente y, si hay negocio concreto, en una oportunidad.
3. La oportunidad avanza por el pipeline, con sus actividades registradas.
4. Se cierra cotizando: desde la cotización se vincula la oportunidad y, cuando el cliente acepta, la oportunidad pasa sola a ganada. La cotización aceptada se convierte en expediente.
5. El resultado queda medido en Cotizaciones ganadas/perdidas y en Reportes.

Recordatorios automáticos

Cada día, temprano por la mañana (a las 5:00 en Honduras), el sistema revisa las tareas vencidas y deja el aviso en la campana del responsable; media hora después marca como expiradas las cotizaciones cuya validez ya pasó. Los avisos son notificaciones dentro del sistema, no correos.