Formatos de impresión
En Administración → Formatos de impresión definís cómo salen tus documentos en PDF. El ítem aparece si tu organización tiene el módulo de Facturación y solo lo ve quien administra.
Es opcional. Sin ningún formato, tus documentos salen con el formato estándar. Creá uno si necesitás emitir a nombre de otra empresa del grupo, rótulos en inglés, quitar columnas, un bloque de firmas o un texto al pie (datos bancarios, avisos legales).
Crear un formato
Sección titulada «Crear un formato»Hacé clic en Nuevo formato y completá las secciones:
| Sección | Qué define |
|---|---|
| Identificación del formato | Tipo de documento (Factura o Cotización), nombre, Activa y Usar por defecto. |
| Quién emite el documento | Razón social, identificación fiscal y su etiqueta, dirección, teléfono, correo y logo. En blanco = los de tu organización. |
| Rótulos | Idioma (Español o Inglés) y Título impreso. |
| Qué se muestra | Columna de impuesto, columna de descuento, agrupación por categoría, conversión a moneda local, número de expediente. |
| Firmas | Bloque de firmas y sus dos rótulos. |
| Texto libre | Texto adicional en la cabecera y al pie, con variables. |
El botón del ojo en la lista genera un ejemplo en PDF con datos ficticios.
El título y el idioma
Sección titulada «El título y el idioma»Si llenás Título impreso (INVOICE, FACTURA COMERCIAL), eso sale. En blanco, lo decide el tipo de documento en el idioma del formato: COTIZACIÓN / QUOTATION, FACTURA / INVOICE, PROFORMA / PROFORMA INVOICE, NOTA DE DÉBITO / DEBIT NOTE, NOTA DE CRÉDITO / CREDIT NOTE; el tipo invoice se titula INVOICE en los dos idiomas.
Agrupar los servicios por categoría
Sección titulada «Agrupar los servicios por categoría»Tres opciones: Usar la configuración de la organización (lo que traen los formatos que nadie tocó; manda la casilla de Configuración), Sí, en bloques con subtotal por categoría y No, una sola lista de servicios. La opción del formato le gana a la de la organización. Los bloques se dibujan solo con más de una categoría.
La conversión a moneda local
Sección titulada «La conversión a moneda local»Mostrar la conversión a moneda local nace encendida en el formato. Apagala en un invoice internacional: deja de imprimir el equivalente en tu moneda local y el tipo de cambio. Al emitir la factura el formato queda estampado en ella: apagar la casilla después no cambia los documentos ya enviados.
Imprimir bloque de firmas nace apagado. Encendido, imprime dos líneas de firma al pie con el rótulo de la firma izquierda y el de la derecha que escribas («Firma autorizada», «Aceptación del cliente»). Un rótulo en blanco no imprime su línea.
Texto libre con variables
Sección titulada «Texto libre con variables»Los bloques de cabecera y pie admiten texto con formato y estas variables: {{ numero }}, {{ fecha }}, {{ cliente }}, {{ cliente_identificacion }}, {{ expediente }}, {{ declaracion }}, {{ moneda }}, {{ total }}, {{ origen }}, {{ destino }}, {{ naviera }}, {{ transito }}, {{ dias_libres }}, {{ destino_final }} y {{ emisor }}. Con Datos de la operación en la factura, la factura suma {{ op_fob }}, {{ op_cif }}, {{ op_aduana }}, {{ op_mercancia }}, {{ op_bl }}, {{ op_contenedores }} y {{ op_canal }}. Una variable que no existe queda visible tal cual, para que notes el error.
Cómo se aplica
Sección titulada «Cómo se aplica»Sin formatos, o sin ninguno «por defecto», se usa el estándar del sistema. Con uno «por defecto», lo toman los documentos nuevos de su tipo que no elijan otro; un documento que eligió un formato usa ese. Un solo formato por defecto por tipo: al marcar uno, el anterior se desmarca. Borrar un formato no rompe las facturas que lo usaban: vuelven al estándar.