Facturar desde una cotización

Una cotización aceptada se factura con el botón Generar Factura de su detalle. Antes de crear nada se abre la pantalla ¿Qué se factura de COT-…? para confirmar el cliente y marcar las líneas. Facturar no modifica los importes cotizados.

Qué necesitás: los módulos de Cotizaciones y Facturación, y permiso para crear facturas.

Paso a paso

1. En el detalle de la cotización aceptada, hacé clic en Generar Factura.
2. Revisá Se factura a. Si la cotización se armó sin cliente, elegilo en ¿A quién se le factura? (obligatorio; queda guardado también en la cotización). Con cliente ya asignado, se muestra y no se cambia.
3. Destildá lo que no se va a cobrar. Las líneas normales nacen marcadas; las opcionales («a considerar») nacen desmarcadas y las podés marcar si ese gasto ocurrió. Con opciones de cotización, nacen marcadas las líneas comunes y las de la opción elegida.
4. Hacé clic en Generar factura. La factura nace en Borrador y se abre para revisarla y emitirla.

Si la cotización ya tiene una factura vigente, el botón te lleva a esa factura en vez de crear otra: para rehacerla, anulá la existente primero. Con Facturación desde la operación encendida, en cambio, cada línea elige su documento (factura o nota de débito) y lo que queda se puede facturar después.

Una factura por moneda

Una cotización puede llevar líneas en más de una moneda (el flete en dólares y los gastos locales en moneda local). Como la factura es de una sola moneda, se genera una factura por cada moneda de lo que dejaste marcado, y un aviso dice cuáles salieron. La primera que ves es la de la moneda del documento.

El descuento global de la cotización se reparte como descuento por línea en la factura de la moneda de la cotización. Si no se puede repartir exacto, el aviso dice cuánto quedó afuera para que lo revises antes de emitir.

Qué hereda la factura

Dato	De dónde sale
Cliente, moneda, origen, destino y descripción	De la cotización
Líneas	Descripción, cantidad, precio, descuento, impuesto por línea, categoría, línea interna y fórmulas
Costo por línea	Viaja con la línea, así la factura conserva el margen (solo para quien lo ve)
Días de crédito	Los pactados en la cotización, si los tenía
Expediente	El generado al convertir la cotización, si existe
Términos y Condiciones	Los de la cotización; si no tenía, el texto por defecto de Organización
Notas para el cliente	El texto por defecto de Organización (por ejemplo, tus cuentas bancarias); sin él, una nota que cita la cotización
Tipo de documento	El tipo por defecto de Organización

El equipo de cada línea no viaja al documento fiscal.

Adelantos

Si el cliente dejó adelantos sobre esa cotización (ver Enviar y convertir), se aplican solos a la factura de su misma moneda como recibos de pago, y la factura abre mostrando cuánto se pagó y cuánto resta. El resto del crédito sigue disponible como saldo a favor.

Qué no se puede facturar

• Una cotización que no esté aceptada o que no tenga líneas.
• Una cotización cuyo expediente generado está cancelado.
• Una selección vacía: tenés que dejar al menos una línea marcada.

Consejo

Un servicio que se dio y no estaba cotizado se agrega después, en la factura en borrador, con Agregar Servicio o Item.