Importar datos desde Excel

Todas las importaciones siguen el mismo procedimiento.

Qué	Botón	Se identifica por
Clientes	Clientes → Importar	RTN / NIT; si no lo trae, código de Track-POD o nombre + correo o teléfono (ver abajo)
Clientes por RTN (solo Honduras)	Clientes → Alta por RTN	RTN
Servicios	Catálogos → Servicios → Importar	Código del servicio
Expedientes	Expedientes → Importar	N° de expediente
Contenedores	En Tránsito → Importar	Expediente + N° de contenedor
Proveedores	Por Pagar → Proveedores → Importar	RTN / NIT

Contenedores y proveedores dependen de los módulos de Carga y Contabilidad.

Importá en este orden

Clientes, servicios, expedientes y al final contenedores: cada plantilla se apoya en la anterior.

Cómo se hace

1. Hacé clic en Descargar plantilla Excel.
2. Llenala, una fila por registro; la hoja Instrucciones explica cada columna y la pantalla marca las obligatorias como requerido.
3. Elegí qué hacer con los registros que ya existen y hacé clic en Subir y previsualizar. La vista previa dice, fila por fila, si se crea, ya existe o tiene un error.
4. Desmarcá las filas que no querés importar (ver abajo) y confirmá. La carga avanza por lotes, con una barra de progreso.

Elegir qué filas importar

En la vista previa cada fila tiene su casilla y todas arrancan marcadas, salvo los posibles duplicados. Desmarcá las que no querés: no se importan y la cuenta de Se van a importar baja al instante. Las pestañas Se crean, Ya existen, Para revisar, Excluidas y Con error filtran la tabla, y Marcar todas las de este filtro / Desmarcar todas las de este filtro cambian de una vez todas las filas de la pestaña, no solo las de la página. La tabla muestra 100 filas por página.

La selección se puede cambiar hasta que hacés clic en Continuar e importar. Una fila con error o repetida en el archivo no se puede marcar: corregila en el Excel.

Columnas que no se reconocen

El sistema reconoce las columnas aunque cambien mayúsculas, acentos, guiones o puntos: «Código Track-pod» entra como «Código de cliente en Track-POD». Si una columna del archivo no corresponde a ninguna de la plantilla, la vista previa la nombra en rojo, propone el nombre correcto cuando hay uno parecido y avisa que sus datos no se van a cargar. La columna de Track-POD en una organización sin esa integración se ignora con ese motivo. Renombrala en el Excel y volvé a subirlo.

Volver a subir el mismo archivo no duplica

Cada registro se reconoce por su identificador, así que subir el mismo archivo dos veces no duplica: entra solo lo que faltaba. Si algunas filas fallan, corregí el mismo Excel y volvé a subirlo entero.

Para los que ya existen elegís Omitir (recomendado) o Actualizar (se pisan los datos; una columna vacía no borra lo que ya estaba).

Cómo se reconoce un cliente que ya existe

En la importación de clientes, una fila se compara con tu cartera en este orden y siempre por coincidencia exacta:

1. RTN / NIT, sin importar guiones ni ceros a la izquierda: «3-101-769962» y «3101769962» son el mismo, igual que «08012000100010» y «8012000100010» (Excel suele comerse el cero inicial).
2. Código de cliente en Track-POD, solo si tenés la integración con Track-POD activa. Ver Integraciones.
3. Nombre del cliente confirmado por el correo o el teléfono. El nombre se compara sin acentos, puntuación ni forma jurídica: «Ferretería El Clavo, S.A.» y «FERRETERIA EL CLAVO S. de R.L.» son el mismo nombre. El teléfono se compara por sus últimos 8 dígitos, con o sin código de país.

Un cliente con otro RTN nunca se considera el mismo. Si además coinciden el nombre y el correo o el teléfono, la fila queda en Para revisar como posible duplicado y arranca desmarcada: casi siempre es un RTN mal escrito. Un teléfono de relleno («00000000», «12345678») no sirve para confirmar. Cada fila de la vista previa dice por qué se reconoció («Coincide por nombre y correo»).

Si el mismo cliente aparece dos veces en el archivo, por ejemplo una fila con RTN y otra sin, la segunda dice «Coincide por la fila N del archivo» y no se crea otra vez.

Si el nombre es igual pero ni el correo ni el teléfono coinciden, la fila aparece en Para revisar como posible duplicado y arranca desmarcada: puede ser otro cliente con el mismo nombre. Marcala si lo es. Si el nombre solo se parece («Daniel Vargas» y «Daniela Vargas»), la fila se importa igual y lleva el aviso Parecido a…: desmarcala si es el mismo cliente.

En modo Actualizar, al cliente reconocido por código o por nombre se le completa el RTN del archivo si no lo tenía; un RTN ya cargado nunca se cambia. Si se reconoció por el nombre, el nombre tampoco se reescribe: «ADRIAN GOMEZ» en el Excel no pisa «Adrian Gómez».

Si se corta a la mitad

No se pierde ni se duplica nada: lo procesado queda guardado y la importación queda pausada. Importaciones anteriores muestra cada carga y un botón para reanudar la que quedó a medias.

Cuando una fila falla

La fila se salta y las demás siguen; Ver filas con error lista qué pasó en cada una, con el número de fila de Excel: el cliente o el expediente no existe, falta una columna obligatoria o un valor no es válido.

Expedientes y la cuota del plan

El N° de expediente es obligatorio y se respeta tal cual. La plantilla trae la cabecera del expediente; documentos, costos y facturas se cargan después desde cada uno.

Durante tus primeros 60 días, lo que importás no consume tu cuota mensual de expedientes: es tu ventana de migración, y la pantalla dice hasta cuándo va. Después, siguen exentos los que importes ya cerrados (completado o cancelado); los que traigas en curso cuentan como operación del mes. Ver Suscripción y plan.

Contenedores

La plantilla trae los datos del cajón, sus fechas y sus días libres. El expediente tiene que existir. Los duplicados se detectan por el par expediente + contenedor: el mismo cajón en otro embarque es otro viaje. Llenar los días libres arranca el reloj de demoraje; vacío, se usan los de la cotización de origen, y sin eso el contenedor queda sin aviso. Ver Días libres.

Alta de clientes por RTN (Honduras)

Una columna con el RTN de cada importador (y, opcional, su código de cliente): el padrón de Aduanas pone razón social, dirección, teléfono y nivel comercial. Nunca pisa un cliente existente, con o sin guiones, y un RTN que Aduanas no conoce queda como error. Ver Gestión de clientes.