Renumerar los expedientes existentes
Si importaste tu histórico de otro sistema y después activaste tu numeración de expedientes, los importados quedan con el formato viejo y conviven dos convenciones. Renumerar los existentes los pasa todos a la nueva, del más antiguo al más nuevo. El botón está en Administración → Numeración de expedientes, tarjeta Tu histórico, y aparece cuando tu numeración propia está encendida y guardada.
Cómo se ordenan
Sección titulada «Cómo se ordenan»Elegís con qué se decide cuál es «el más antiguo». Solo se ofrecen los criterios que pueden ordenar todos tus expedientes; los demás aparecen deshabilitados con el motivo.
| Criterio | Cuándo conviene |
|---|---|
| El correlativo del número actual | Tu sistema anterior ya numeraba en orden. Es el más seguro: se verifica de un vistazo. |
| El orden del archivo que importaste | Cargaste el histórico con una importación masiva y el Excel venía en orden. |
| La fecha del embarque | Tenés cargadas las fechas de llegada o salida. |
La fecha en que el expediente se cargó al sistema no es una opción: para un histórico importado, todos se crearon el mismo día, y ordenar por ahí daría números que parecen correctos y no lo son.
Antes de confirmar
Sección titulada «Antes de confirmar»La pantalla muestra cuántos expedientes se van a tocar, qué formatos conviven hoy y el mapeo número actual → número nuevo de los primeros y los últimos. Podés descargar la lista completa en Excel: con 300 expedientes, ese es el chequeo real.
También avisa de lo que cambia aunque no lo bloquee: cuántos ya tienen facturas emitidas, cuántos tienen declaraciones ante Aduanas, y que los PDF que ya descargaste o mandaste por correo conservan el número viejo.
Qué pasa con el número anterior
Sección titulada «Qué pasa con el número anterior»No se pierde. Queda guardado en cada expediente y el buscador lo sigue encontrando: si un cliente llama con el número de una carpeta vieja, lo escribís y aparece. Por lo mismo, volver a subir tu archivo de importación sigue funcionando: el sistema reconoce cada fila por el número que traía y no duplica nada.
Los expedientes marcados como datos de prueba no se renumeran, para no gastar correlativos en registros que vas a borrar. Los archivados sí, para que no queden huecos.
Si te arrepentís
Sección titulada «Si te arrepentís»Mientras nadie haya cambiado un número a mano después, podés deshacer desde la misma pantalla: todos vuelven a su número anterior. Si no se puede deshacer, la pantalla dice el motivo en vez de ofrecer un botón que falla.