Configuración de Notificaciones

Las notificaciones mantienen informados a los usuarios y clientes sobre eventos importantes en sus expedientes. Aduanas360 permite configurar qué notificaciones se envían, a quién y por qué canal.

Tipos de notificaciones

El sistema puede enviar notificaciones para diferentes eventos:

Notificaciones de expedientes

Evento	Descripción	Destinatarios típicos
Cambio de estado	El expediente cambió de fase	Cliente, operador asignado
Nuevo documento	Se agregó un documento al expediente	Cliente, operador asignado
Próximo arribo	La mercancía llegará pronto (según ETA)	Cliente, operador, bodega
Expediente creado	Se creó un nuevo expediente	Supervisor, cliente
Retraso detectado	La ETA se modificó o hay demora	Cliente, gerente

Notificaciones de facturación

Evento	Descripción	Destinatarios típicos
Factura emitida	Se generó una nueva factura	Cliente, contabilidad
Pago recibido	Se registró un pago	Cliente, contabilidad
Factura vencida	La factura pasó su fecha de vencimiento	Cliente, cobranza
Cotización enviada	Se envió una cotización	Cliente
Cotización aceptada	El cliente aceptó una cotización	Comercial, operaciones

Notificaciones del sistema

Evento	Descripción	Destinatarios típicos
Nuevo usuario invitado	Se invitó a un usuario	El usuario invitado
Verificación de email	Solicitud de verificar email	El usuario
Contraseña cambiada	Confirmación de cambio	El usuario

Notificaciones por email

El canal principal de notificaciones es el email. Los correos se envían desde el dominio de Aduanas360.

Configuración general

Para configurar las notificaciones por email de la organización:

1. Vaya a Configuración > Notificaciones
2. Active o desactive las categorías de notificaciones
3. Haga clic en Guardar

Información del remitente

Los emails se envían con la siguiente información:

Campo	Valor
Remitente	notificaciones@aduanas360.com
Nombre mostrado	[Su Organización] vía Aduanas360
Reply-To	Email de contacto de su organización

Bandeja de spam

Solicite a los destinatarios que agreguen notificaciones@aduanas360.com a sus contactos para evitar que los emails lleguen a spam.

Configurar qué eventos notificar

Notificaciones a clientes

Configure qué notificaciones reciben sus clientes:

Cambio de estado

Cuando el expediente cambia de fase en el workflow:

Estado anterior	Estado nuevo	¿Notificar?
En tránsito	En aduana	✓ Recomendado
En aduana	Levante autorizado	✓ Crítico
Listo entrega	Completado	✓ Recomendado

Para configurar:

1. Vaya a Configuración > Notificaciones > Estados
2. Marque los cambios de estado que deben generar notificación
3. Guarde los cambios

Personalización por cliente

Cada cliente puede tener sus propias preferencias. Vea la sección “Configuración por cliente” más adelante.

Nuevo documento

Notifica cuando se agrega un documento al expediente:

• ✅ Útil para documentos que el cliente necesita revisar
• ⚠️ Puede generar muchos emails si se suben varios documentos seguidos

Recomendación: Active solo para documentos importantes como facturas, B/L, permisos.

Próximo arribo

Envía alertas cuando la fecha de llegada (ETA) está próxima:

Días antes	Acción
7 días	Notificación informativa
3 días	Recordatorio de preparación
1 día	Alerta de arribo inminente

Para configurar:

1. Vaya a Configuración > Notificaciones > Alertas ETA
2. Seleccione cuántos días antes notificar
3. Guarde los cambios

Factura emitida

Notifica al cliente cuando se emite una factura a su nombre:

Información incluida
Número de factura
Monto total
Fecha de vencimiento
Enlace para ver la factura

Adjuntar PDF

Puede configurar si el email incluye la factura en PDF adjunto o solo un enlace al Portal de Clientes.

Pago recibido

Confirma al cliente cuando se registra su pago:

Información incluida
Número de recibo
Monto recibido
Factura aplicada
Saldo pendiente (si aplica)

Configuración por usuario

Cada usuario interno puede personalizar sus notificaciones:

Acceder a preferencias personales

1. Haga clic en su nombre de usuario (esquina superior derecha)
2. Seleccione Mi Perfil
3. Vaya a la pestaña Notificaciones

Opciones disponibles

Opción	Descripción
Expedientes asignados	Recibir alertas de mis expedientes
Nuevos expedientes	Notificar cuando se crea un expediente
Resumen diario	Email con resumen al final del día
Alertas urgentes	Notificaciones de alta prioridad

Frecuencia de notificaciones

Frecuencia	Descripción
Inmediata	Email en cuanto ocurre el evento
Resumen horario	Agrupa notificaciones por hora
Resumen diario	Un email al día con todos los eventos
Desactivado	No recibir esta categoría

Configuración por cliente

Cada cliente puede tener preferencias específicas de notificación:

Acceder a preferencias del cliente

1. Vaya a Clientes
2. Seleccione el cliente
3. Vaya a la pestaña Preferencias de Notificación

Opciones por cliente

Opción	Descripción	Valor predeterminado
Email habilitado	Recibir notificaciones por email	Sí
Cambios de estado	Notificar cambios en expedientes	Sí
Nuevos documentos	Notificar cuando se agregan documentos	No
Actualizaciones de ETA	Notificar cambios en fecha de llegada	Sí

Clientes de alto volumen

Para clientes con muchos expedientes, considere activar solo notificaciones críticas para no saturar su bandeja de entrada.

Contactos adicionales

Un cliente puede tener múltiples contactos que reciben notificaciones:

1. En la ficha del cliente, vaya a Contactos
2. Para cada contacto, configure qué notificaciones recibe
3. Use etiquetas como “Operaciones”, “Facturación” para dirigir emails

Plantillas de email

Las notificaciones usan plantillas predefinidas que incluyen:

Elementos estándar

Elemento	Descripción
Logo	Logo de su organización (configurable)
Encabezado	Título de la notificación
Cuerpo	Información del evento
Detalles	Tabla con datos específicos
CTA	Botón para ver más en el sistema
Pie de página	Información de contacto y legal

Personalización de plantillas

Próximamente

La personalización completa de plantillas estará disponible en una versión futura. Actualmente, el logo y la información de contacto se toman de la configuración de la organización.

Historial de notificaciones

El sistema mantiene un registro de todas las notificaciones enviadas:

Ver historial

1. Vaya a Configuración > Notificaciones > Historial
2. Use los filtros para buscar notificaciones específicas

Información del registro

Campo	Descripción
Fecha/Hora	Cuándo se envió
Tipo	Categoría de notificación
Destinatario	Email del receptor
Asunto	Asunto del email
Estado	Enviado / Error
Error	Detalle si falló el envío

Auditoría

El historial es útil para verificar si un cliente recibió una notificación específica. Conserve este registro para referencia.

Solución de problemas

El cliente dice que no recibe emails

1. Verificar dirección: Confirme que el email esté bien escrito en la ficha del cliente
2. Revisar spam: Solicite que revise la carpeta de spam/correo no deseado
3. Verificar preferencias: Confirme que las notificaciones estén activadas para ese cliente
4. Revisar historial: Busque en el historial si el email se envió y su estado

Notificaciones no se están enviando

1. Verificar configuración global: ¿Están activadas las notificaciones a nivel de organización?
2. Verificar configuración del evento: ¿Ese tipo de evento tiene notificaciones activas?
3. Revisar errores: Busque en el historial emails con estado “Error”

El email llegó pero tiene información incorrecta

1. Verifique la información del expediente/factura en el sistema
2. Los emails reflejan los datos al momento de envío
3. Si hubo corrección posterior, el email ya enviado no se actualiza

Demasiadas notificaciones

Si hay quejas de exceso de notificaciones:

1. Revise la configuración de frecuencia (usar resúmenes en lugar de inmediatas)
2. Desactive categorías menos críticas
3. Configure preferencias específicas por cliente
4. Use el resumen diario para usuarios internos

Mejores prácticas

Configuración inicial

• Active solo notificaciones realmente útiles
• Comience con pocas categorías y agregue según feedback
• Configure siempre las notificaciones críticas (estado completado, facturas)

Mantenimiento

• Revise periódicamente el historial para detectar errores
• Solicite feedback de clientes sobre las notificaciones
• Ajuste la frecuencia según el volumen de operaciones

Comunicación con clientes

• Informe a los clientes qué notificaciones recibirán
• Proporcione instrucciones para agregar el remitente a contactos
• Ofrezca la opción de personalizar sus preferencias