Roles y Permisos

El sistema de roles y permisos de Aduanas360 permite controlar de forma granular qué puede hacer cada usuario dentro del sistema. Este modelo de seguridad protege la información sensible y asegura que cada persona tenga acceso solo a lo que necesita.

¿Qué son los roles?

Un rol es un conjunto de permisos agrupados bajo un nombre descriptivo. En lugar de asignar permisos individuales a cada usuario, se asignan roles que ya contienen los permisos apropiados.

Beneficios de usar roles:

Simplifica la administración de permisos
Facilita la incorporación de nuevos usuarios
Mantiene consistencia en los accesos
Permite auditar fácilmente quién puede hacer qué

Roles predefinidos

Aduanas360 incluye roles predefinidos diseñados para cubrir las necesidades más comunes de una agencia aduanera:

Administrador

Descripción: Acceso completo a todas las funciones del sistema.

Módulo	Permisos
Usuarios	Ver, Agregar, Modificar, Eliminar
Expedientes	Ver, Agregar, Modificar, Eliminar
Clientes	Ver, Agregar, Modificar, Eliminar
Documentos	Ver, Agregar, Modificar, Eliminar
Cotizaciones	Ver, Agregar, Modificar, Eliminar
Facturación	Ver, Agregar, Modificar, Eliminar
Reportes	Ver todos los reportes
Configuración	Acceso completo

Operador

Descripción: Personal operativo que gestiona expedientes día a día.

Módulo	Permisos
Expedientes	Ver, Agregar, Modificar
Clientes	Ver
Documentos	Ver, Agregar, Modificar
Doc. Transporte	Ver, Agregar, Modificar
Contenedores	Ver, Agregar, Modificar
Cotizaciones	Ver
Reportes	Reportes operativos

Ideal para: Ejecutivos de cuenta, coordinadores de operaciones, personal de tráfico.

Facturación

Descripción: Personal del área comercial y financiera.

Módulo	Permisos
Expedientes	Ver
Clientes	Ver, Agregar, Modificar
Cotizaciones	Ver, Agregar, Modificar, Eliminar
Facturas	Ver, Agregar, Modificar, Eliminar
Recibos de Pago	Ver, Agregar, Modificar
Reportes	Reportes financieros

Ideal para: Contadores, facturadores, personal de cobranza.

Cliente (Portal)

Descripción: Acceso limitado al Portal de Clientes.

Módulo	Permisos
Expedientes	Ver solo los propios
Documentos	Ver solo los propios
Facturas	Ver solo las propias
Tracking	Ver estado de sus embarques

Características especiales:

Solo ve información de su propia empresa
No puede modificar nada
Acceso a través del Portal de Clientes
Vinculado a un registro de Cliente específico

Solo lectura

Descripción: Acceso de consulta sin capacidad de modificación.

Módulo	Permisos
Todos los módulos	Solo Ver

Ideal para: Auditores, consultores externos, personal en entrenamiento.

Permisos por módulo

Los permisos en Aduanas360 están organizados por módulo y acción:

Categorías de módulos

Categoría	Descripción
Usuarios	Gestión de usuarios y roles
Expedientes	Operaciones de importación/exportación
Clientes	Cartera de clientes
Documentos	Archivos adjuntos y documentos
Doc. Transporte	B/L, AWB, cartas de porte
Cotizaciones	Propuestas comerciales
Facturación	Facturas y cobros
Reportes	Informes y estadísticas
Configuración	Ajustes del sistema
DUCA	Declaración aduanera (cuando aplique)

Tipos de acciones

Acción	Descripción
Ver	Consultar información existente
Agregar	Crear nuevos registros
Modificar	Editar registros existentes
Eliminar	Borrar registros
Transmitir	Enviar a sistemas externos (ej: DUCA)
Aprobar	Autorizar operaciones que requieren validación

Matriz de permisos ejemplo

Módulo	Ver	Agregar	Modificar	Eliminar	Especiales
Expedientes	✓	✓	✓	✓	—
DUCA	✓	✓	✓	✓	Transmitir
Cotizaciones	✓	✓	✓	✓	Aprobar
Facturas	✓	✓	✓	✓	Aprobar

Crear rol personalizado

Si los roles predefinidos no cubren sus necesidades, puede crear roles personalizados:

Vaya a Configuración > Roles y Permisos
Haga clic en + Crear Rol
Ingrese un nombre descriptivo (ej: “Supervisor de Operaciones”)
Agregue una descripción del propósito del rol
Seleccione los permisos deseados marcando las casillas
Haga clic en Guardar

Consejos para crear roles

Asignar múltiples roles

Un usuario puede tener varios roles, y los permisos se combinan:

Ejemplo:

Usuario: María García
Roles asignados:
  - Operador (expedientes)
  - Facturación (cotizaciones y facturas)

Resultado: María puede gestionar expedientes Y facturación

Cómo asignar múltiples roles

Vaya a Configuración > Usuarios
Seleccione el usuario
En la sección Roles, marque todos los roles que aplican
Guarde los cambios

Mejores prácticas de seguridad

Principio del mínimo privilegio

Otorgue solo los permisos estrictamente necesarios:

Nuevo empleado: Comience con permisos mínimos, agregue según necesidad
Cambio de área: Revise y ajuste roles al cambiar de posición
Salida de empleado: Desactive inmediatamente el usuario

Revisiones periódicas

Realice auditorías de permisos regularmente:

Frecuencia	Acción
Mensual	Revisar usuarios activos vs. nómina
Trimestral	Auditar permisos por rol
Semestral	Evaluar si los roles siguen siendo apropiados

Separación de funciones

Para prevenir fraudes, separe funciones críticas:

Función	No debe combinarse con
Crear cotizaciones	Aprobar cotizaciones
Emitir facturas	Registrar pagos
Gestionar usuarios	Operaciones diarias

Documentación

Mantenga registro de:

Por qué se creó cada rol personalizado
Quién autorizó cambios de permisos
Historial de asignación de roles por usuario

Roles del sistema (protegidos)

Algunos roles son creados y protegidos por el sistema:

Rol	Descripción	Puede eliminarse
system_owner	Propietario de la cuenta	No
system_admin	Administrador del sistema	No
default_user	Rol asignado por defecto a nuevos usuarios	No

Solución de problemas

”No tengo permiso para…”

Verifique qué roles tiene asignados
Consulte con su administrador si necesita permisos adicionales
Solicite la asignación del rol apropiado

”Un usuario tiene acceso que no debería”

Revise todos los roles asignados al usuario
Recuerde que los permisos se SUMAN de todos los roles
Quite los roles que otorgan permisos excesivos

”Necesito un permiso que no existe en ningún rol”

Solicite a un administrador crear un rol personalizado
O solicite modificar un rol existente que aplique