Crear Cotización

¿Cuándo crear una cotización?

Las cotizaciones en Aduanas360 son documentos formales que detallan los servicios y costos estimados para una operación de importación o exportación. Debe crear una cotización cuando:

Un cliente solicita precios para un nuevo embarque
Necesita documentar los términos acordados antes de iniciar una operación
Quiere presentar opciones de servicio para que el cliente elija
Requiere aprobación escrita del cliente antes de proceder

Flujo de cotizaciones

Crear cotización → Enviar al cliente → Cliente acepta → Crear expediente
                                    → Cliente rechaza → Fin (o negociar)
                                    → Sin respuesta → Seguimiento

Crear nueva cotización

Para crear una cotización, siga estos pasos:

Navegue a Cotizaciones en el menú lateral
Haga clic en + Nueva Cotización
Complete el formulario siguiendo las secciones descritas abajo
Guarde como borrador o envíe directamente al cliente

Seleccionar cliente

El primer paso es seleccionar el cliente para quien se elabora la cotización:

En el campo Cliente, comience a escribir el nombre o RTN
Seleccione el cliente de la lista desplegable
Los datos del cliente (dirección, contacto) se cargarán automáticamente

Información del embarque

Complete la información básica del embarque:

Campo	Descripción
Tipo de operación	Importación o Exportación
Modalidad	Marítimo, Aéreo o Terrestre
Origen	Puerto/aeropuerto/ciudad de origen
Destino	Puerto/aeropuerto/ciudad de destino
Incoterm	Término de comercio internacional (FOB, CIF, etc.)
Descripción de mercancía	Detalle de los productos
Peso estimado	Peso bruto aproximado
Volumen estimado	Metros cúbicos o cantidad de contenedores

Agregar servicios

Los servicios son las líneas de detalle que componen la cotización. Para agregarlos:

En la sección Servicios, haga clic en + Agregar servicio
Seleccione un servicio del catálogo o escriba uno personalizado
Ajuste cantidad y precio si es necesario
Repita para cada servicio incluido

Servicios desde el catálogo

El catálogo de servicios contiene sus servicios predefinidos con precios base:

Seleccione de la lista desplegable
El precio se carga automáticamente (puede modificarlo)
La descripción del servicio se incluye

Servicios personalizados

Si necesita agregar un servicio que no está en el catálogo:

Haga clic en + Agregar servicio personalizado
Ingrese descripción, cantidad, precio unitario
El sistema calculará el subtotal automáticamente

Calcular totales

Aduanas360 calcula automáticamente:

Subtotal: Suma de todos los servicios
Impuestos: ISV aplicable (configurable)
Total: Subtotal + Impuestos

Los totales se actualizan en tiempo real al agregar, modificar o eliminar servicios.

Moneda

Puede cotizar en:

Lempiras (HNL): Moneda local
Dólares (USD): Para operaciones internacionales

Si cotiza en dólares, el sistema puede mostrar un equivalente en lempiras usando el tipo de cambio configurado.

Aplicar descuentos

Para aplicar un descuento a la cotización:

En la sección Descuentos, haga clic en Aplicar descuento
Seleccione el tipo:
- Porcentaje: Descuento porcentual sobre el subtotal
- Monto fijo: Cantidad específica a descontar
Ingrese el valor del descuento
Opcionalmente, agregue una nota explicativa (ej: “Descuento cliente frecuente”)

Notas y condiciones

Notas internas

Las notas internas son visibles solo para su equipo. Use este campo para:

Recordatorios sobre la negociación
Instrucciones especiales
Referencias a conversaciones con el cliente

Condiciones de la cotización

Las condiciones son visibles para el cliente en el documento de cotización:

Vigencia: Por defecto 15 días (configurable)
Forma de pago: Términos de pago aceptados
Condiciones especiales: Cualquier aclaración relevante

El sistema incluye condiciones estándar que puede editar en Configuración → Cotizaciones → Condiciones por defecto.

Guardar como borrador

Si no ha terminado la cotización o necesita revisión:

Haga clic en Guardar borrador
La cotización se guarda con estado Borrador
Puede editarla posteriormente desde Cotizaciones → Borradores

Los borradores no son visibles para el cliente y no generan número de cotización oficial.

Enviar al cliente

Cuando la cotización está lista para enviarse:

Revise todos los datos cuidadosamente
Haga clic en Enviar al cliente
Configure las opciones de envío:
- Destinatarios: Email(s) a los que enviar
- Mensaje personalizado: Texto del correo (opcional)
- Adjuntar PDF: Incluir cotización como archivo adjunto
Haga clic en Confirmar envío

Qué recibe el cliente

El cliente recibe un correo electrónico con:

Resumen de la cotización
PDF adjunto con el detalle completo
Link para ver la cotización en el portal (si tiene acceso)
Botones para Aceptar o Rechazar la cotización

Estados de la cotización

Estado	Descripción
Borrador	En proceso de elaboración, no enviada
Enviada	Enviada al cliente, esperando respuesta
Vista	El cliente abrió el email o link
Aceptada	El cliente aceptó formalmente
Rechazada	El cliente rechazó la cotización
Expirada	Pasó la fecha de vigencia sin respuesta
Convertida	Se creó un expediente desde esta cotización

Cotización aceptada → Crear expediente

Cuando el cliente acepta una cotización, puede crear un expediente directamente:

Abra la cotización aceptada
Haga clic en Crear Expediente
Los datos de la cotización se transfieren automáticamente:
- Cliente
- Tipo de operación
- Descripción de mercancía
- Servicios cotizados (para facturación)
Complete los campos adicionales del expediente
Guarde el expediente

Vincular expediente existente

Si el expediente ya fue creado previamente:

Abra la cotización
Haga clic en Vincular a expediente
Busque y seleccione el expediente
Confirme la vinculación

Esto mantiene la trazabilidad entre cotización y expediente.