Órdenes de Recolección

¿Qué es una orden de recolección?

Una orden de recolección es un documento interno que autoriza a un cobrador a recolectar pagos de clientes en su domicilio u oficina. Es una herramienta esencial para agencias que ofrecen servicio de cobro a domicilio.

Las órdenes de recolección permiten:

• Organizar la ruta de cobranza del día
• Autorizar formalmente al cobrador
• Registrar los pagos recolectados
• Controlar el efectivo en tránsito
• Dar seguimiento a cobros pendientes

Nota

Las órdenes de recolección son documentos internos de control. Una vez que el cobrador recibe el pago, debe registrarse un recibo de pago formal en el sistema.

Cuándo usar órdenes de recolección

Use órdenes de recolección cuando:

• Sus clientes prefieren pagar en efectivo o cheque en su domicilio
• Tiene un cobrador que visita clientes regularmente
• Necesita autorizar y controlar los cobros en campo
• Quiere llevar estadísticas de cobranza

Si todos sus clientes pagan por transferencia o en sus oficinas, puede que no necesite este módulo.

Crear orden de recolección

Para crear una nueva orden:

1. Navegue a Facturación → Órdenes de Recolección
2. Haga clic en + Nueva Orden
3. Complete el formulario:

Campo	Descripción
Fecha programada	Fecha de la visita de cobro
Cobrador	Usuario asignado para la recolección
Cliente	Cliente a visitar
Dirección de cobro	Dirección donde recolectar
Contacto	Persona a contactar
Facturas a cobrar	Facturas pendientes incluidas
Monto esperado	Total a recolectar
Notas	Instrucciones especiales

4. Haga clic en Crear Orden

Agregar múltiples facturas

Una orden puede incluir varias facturas del mismo cliente:

1. En la sección Facturas a cobrar, seleccione las facturas pendientes
2. El monto esperado se calcula automáticamente
3. El cliente puede pagar todas, algunas, o parcialmente

Crear desde factura

También puede crear una orden desde una factura específica:

1. Abra la factura pendiente
2. Haga clic en Acciones → Crear orden de recolección
3. La orden se pre-llena con los datos del cliente y la factura
4. Complete los datos faltantes y confirme

Asignar cobrador

El cobrador es el usuario responsable de realizar la visita de cobro:

1. Seleccione el cobrador del listado de usuarios
2. Solo aparecen usuarios con rol de Cobrador o Operador
3. El cobrador recibe una notificación de la nueva orden asignada

Consejo

Configure los permisos de cobrador en Configuración → Usuarios → Roles para limitar el acceso solo a las funciones necesarias de cobranza.

Vista del cobrador

Los cobradores pueden ver sus órdenes asignadas en:

1. Mis Órdenes (vista filtrada)
2. O en la app móvil de Aduanas360 (si está disponible)

La lista muestra:

• Órdenes del día
• Dirección y mapa
• Monto a cobrar
• Contacto del cliente

Estados de la orden

Estado	Descripción
Programada	Orden creada, pendiente de ejecutar
En ruta	Cobrador salió a realizar la visita
Completada	Pago recolectado exitosamente
Parcial	Se recolectó parte del monto
No visitado	No se realizó la visita
Cliente ausente	Se visitó pero no había quien recibiera
Pago rechazado	Cliente se negó a pagar
Reprogramada	Se movió a otra fecha
Cancelada	Orden cancelada

Cambiar estado

El cobrador actualiza el estado desde el sistema o app móvil:

1. Abrir la orden
2. Seleccionar el nuevo estado
3. Agregar notas si es necesario
4. Confirmar el cambio

Completar recolección

Cuando el cobrador recibe el pago:

1. Abra la orden y haga clic en Registrar Recolección
2. Ingrese:
   • Monto recibido
   • Forma de pago (efectivo, cheque)
   • Si es cheque: número, banco, fecha
3. Confirme la recolección
4. El sistema genera automáticamente:
   • El recibo de pago
   • La actualización de las facturas

Pago parcial en recolección

Si el cliente solo puede pagar parte:

1. Ingrese el monto que efectivamente pagó
2. El sistema actualizará las facturas parcialmente
3. Puede crear una nueva orden para el saldo restante

Precaución

Si el cobrador recibe efectivo, asegúrese de tener controles internos para el manejo del dinero recolectado. El sistema registra qué cobrador recibió cada pago.

Entregas de efectivo

Cuando el cobrador regresa con el efectivo recolectado:

1. Navegue a Facturación → Entregas de Efectivo
2. Haga clic en + Nueva Entrega
3. Seleccione el cobrador
4. El sistema muestra las órdenes completadas sin entrega
5. Confirme el monto entregado
6. Registre quién recibió el efectivo

Este proceso cierra el ciclo de control del efectivo:

Orden → Recolección → Entrega a oficina → Depósito bancario

Reportes de cobranza

Acceda a reportes en Facturación → Reportes → Cobranza:

Efectividad de cobranza

• Órdenes completadas vs programadas
• Porcentaje de éxito por cobrador
• Montos recolectados vs esperados
• Tendencias por período

Órdenes por estado

• Cuántas órdenes en cada estado
• Antigüedad de órdenes pendientes
• Órdenes reprogramadas múltiples veces

Por cobrador

• Desempeño individual de cada cobrador
• Número de visitas
• Monto recolectado
• Tasa de éxito

Por cliente

• Clientes con más órdenes de recolección
• Historial de cumplimiento de pago
• Clientes con órdenes rechazadas frecuentes

Consejo

Use el reporte de efectividad para identificar clientes problemáticos o zonas donde la cobranza es menos eficiente. Esto puede ayudarle a ajustar sus políticas de crédito.

Configuración de órdenes

En Configuración → Facturación → Órdenes de Recolección:

• Notificaciones automáticas: Alertar al cobrador de nuevas órdenes
• Recordatorios: Enviar recordatorio el día anterior
• Límite de reprogramaciones: Máximo de veces que puede reprogramarse
• Aprobación requerida: Si órdenes necesitan aprobación de supervisor

Mejores prácticas

Planificación de rutas

• Agrupe órdenes por zona geográfica
• Asigne órdenes considerando capacidad del cobrador
• Evite programar muchas órdenes para el mismo día

Control de efectivo

• Establezca montos máximos de efectivo por cobrador
• Requiera entregas diarias del efectivo recolectado
• Deposite a banco el mismo día cuando sea posible

Seguimiento

• Revise órdenes no completadas diariamente
• Identifique patrones de clientes que no pagan
• Ajuste políticas de crédito según historial de cobranza