Recibos de Pago

¿Qué es un recibo de pago?

Un recibo de pago es un documento que comprueba la recepción de dinero por parte de su agencia. En Aduanas360, los recibos se utilizan para:

• Registrar pagos recibidos de clientes
• Asociar pagos a facturas pendientes
• Llevar control de cuentas por cobrar
• Generar comprobantes para el cliente

Nota

Los recibos de pago son diferentes a las facturas. La factura es el documento fiscal que genera la obligación de pago; el recibo es el comprobante de que el pago fue recibido.

Flujo de pagos

Factura emitida → Pago recibido → Recibo generado → Factura saldada
                               ↓
                  Pago parcial → Recibo parcial → Factura con saldo

Registrar pago recibido

Hay varias formas de registrar un pago:

Desde la factura

1. Abra la factura pendiente de pago
2. Haga clic en Registrar Pago
3. Ingrese los datos del pago
4. Confirme el registro

Desde el módulo de pagos

1. Navegue a Facturación → Recibos de Pago
2. Haga clic en + Nuevo Recibo
3. Seleccione el cliente
4. Seleccione las facturas a pagar
5. Ingrese los datos del pago
6. Confirme el registro

Datos del recibo

Campo	Descripción
Cliente	Cliente que realiza el pago
Fecha de pago	Fecha en que se recibió el pago
Monto	Cantidad recibida
Moneda	HNL o USD
Forma de pago	Efectivo, transferencia, cheque, etc.
Referencia	Número de transferencia, cheque, etc.
Facturas aplicadas	Facturas a las que se aplica el pago
Notas	Observaciones adicionales

Formas de pago soportadas

Aduanas360 soporta múltiples formas de pago:

Forma de pago	Campos adicionales
Efectivo	Ninguno
Transferencia bancaria	Número de referencia, banco origen
Cheque	Número de cheque, banco emisor, fecha
Tarjeta de crédito/débito	Últimos 4 dígitos, autorización
Depósito bancario	Número de boleta, banco
ACH	Referencia de transacción
Pago en línea	Referencia de plataforma

Consejo

Siempre registre el número de referencia (transferencia, cheque, etc.) para facilitar la conciliación bancaria.

Pagos parciales

Cuando el cliente paga menos del total adeudado:

1. Al registrar el pago, ingrese el monto recibido
2. Seleccione las facturas a aplicar
3. El sistema distribuye el pago automáticamente o puede hacerlo manualmente
4. Las facturas quedan en estado Parcialmente pagada
5. El saldo pendiente se muestra claramente

Distribución del pago

Cuando el pago aplica a múltiples facturas, puede elegir:

• Automático (FIFO): Aplica primero a las facturas más antiguas
• Manual: Usted decide cuánto aplicar a cada factura

Nota

La distribución automática FIFO (First In, First Out) es la práctica contable estándar y facilita el control de antigüedad de saldos.

Ejemplo de pago parcial

Factura	Monto total	Pagado anterior	Pago actual	Saldo
FAC-001	L. 10,000	L. 0	L. 8,000	L. 2,000
FAC-002	L. 5,000	L. 0	L. 2,000	L. 3,000
Total	L. 15,000	L. 0	L. 10,000	L. 5,000

Asociar a factura

Cada pago debe estar asociado a una o más facturas:

1. Al crear el recibo, verá la lista de facturas pendientes del cliente
2. Seleccione las facturas a las que aplica el pago
3. Ingrese el monto a aplicar a cada factura
4. El sistema valida que no aplique más del saldo pendiente

Pago a cuenta (anticipo)

Si recibe un pago antes de emitir la factura:

1. Registre el pago como Anticipo
2. Seleccione la opción Sin factura (a cuenta)
3. El monto queda como saldo a favor del cliente
4. Al emitir la factura, puede aplicar el anticipo

Precaución

Los anticipos deben manejarse con cuidado fiscal. Consulte con su contador sobre el tratamiento correcto de anticipos en su situación.

Generar recibo PDF

Para generar el comprobante de pago:

1. Abra el recibo registrado
2. Haga clic en Descargar PDF
3. El documento incluye:
   • Datos de su empresa
   • Datos del cliente
   • Detalle del pago (monto, fecha, forma de pago)
   • Facturas a las que aplica
   • Saldos resultantes
   • Número de recibo

Enviar recibo por email

1. En el recibo, haga clic en Enviar por email
2. Configure los destinatarios
3. El PDF se adjunta automáticamente
4. El cliente recibe el comprobante

Consejo

Configure el envío automático de recibos en Configuración → Facturación → Notificaciones para que el cliente reciba el recibo inmediatamente al registrar el pago.

Historial de pagos

Por cliente

Para ver todos los pagos de un cliente:

1. Abra la ficha del cliente
2. Seleccione la pestaña Pagos
3. Verá el historial completo con:
   • Fecha de cada pago
   • Monto
   • Facturas aplicadas
   • Referencia

Por factura

Para ver los pagos aplicados a una factura:

1. Abra la factura
2. Seleccione la pestaña Pagos
3. Verá cada pago aplicado con sus detalles

Reporte general

En Facturación → Reportes → Pagos recibidos:

• Filtre por rango de fechas
• Filtre por forma de pago
• Filtre por cliente
• Exporte a Excel para conciliación bancaria

Anular recibo

Si necesita anular un recibo (por ejemplo, cheque sin fondos):

1. Abra el recibo a anular
2. Haga clic en Acciones → Anular recibo
3. Ingrese el motivo de la anulación
4. Confirme la acción

Efectos de la anulación

• El pago se revierte en las facturas asociadas
• Las facturas vuelven a mostrar el saldo pendiente original
• Se genera un registro de la anulación
• El recibo queda marcado como anulado (no se elimina)

Precaución

Anule recibos solo cuando el pago realmente no se haya recibido (cheque sin fondos, transferencia revertida). Para correcciones, es mejor crear un nuevo recibo con los datos correctos.

Estado de cuenta del cliente

Para ver el resumen de cuenta de un cliente:

1. Abra la ficha del cliente
2. Haga clic en Estado de Cuenta
3. Verá:
   • Facturas pendientes con antigüedad
   • Pagos recibidos
   • Saldo total adeudado
   • Saldo a favor (si tiene anticipos)

Puede generar y enviar el estado de cuenta como PDF al cliente.