Gestión de Documentos

La gestión documental es fundamental en operaciones de comercio exterior. Aduanas360 proporciona un repositorio centralizado para todos los documentos asociados a cada expediente, con control de versiones, categorización y acceso seguro.

Tipos de Documentos Soportados

Documentos Comerciales

Tipo	Descripción	Obligatoriedad
Factura Comercial	Documento de compraventa internacional	Obligatorio
Lista de Empaque	Detalle de contenido y embalaje (Packing List)	Obligatorio
Certificado de Origen	Acredita país de fabricación	Según acuerdos comerciales
Factura de Flete	Costo del transporte internacional	Recomendado
Factura de Seguro	Póliza de seguro de carga	Si aplica CIF

Documentos de Transporte

Tipo	Descripción	Modalidad
Bill of Lading (BL)	Conocimiento de embarque marítimo	Marítimo
Air Waybill (AWB)	Guía aérea	Aéreo
Carta de Porte	Documento de transporte terrestre	Terrestre

Documentos Aduaneros

Tipo	Descripción	Etapa
DUCA	Declaración Única Centroamericana	Despacho
Permiso Especial	Autorizaciones regulatorias	Pre-despacho
Poder de Representación	Autorización del cliente	Inicio

Documentos de Calidad y Certificaciones

Tipo	Descripción
Certificado de Calidad	Acredita estándares del producto
Certificado Sanitario	Para productos de consumo humano
Certificado Fitosanitario	Para productos agrícolas
Certificado MSDS	Hojas de seguridad para químicos

Otros Documentos

Tipo	Descripción
Recibo de Pago	Comprobantes de pagos realizados
Fotografías	Evidencia visual de la mercancía
Correspondencia	Emails o comunicaciones relevantes
Otro Documento	Cualquier otro documento necesario

Formatos Aceptados

Aduanas360 acepta los siguientes formatos de archivo:

Formato	Extensiones	Tamaño Máximo
Documentos PDF	.pdf	25 MB
Imágenes	.jpg, .jpeg, .png, .gif	10 MB
Documentos Office	.doc, .docx, .xls, .xlsx	15 MB
Texto	.txt, .csv	5 MB

Cómo Adjuntar Documentos

Desde la Vista de Detalle del Expediente

Abra el expediente al cual desea adjuntar documentos
Navegue a la sección “Documentos” (pestaña o panel)
Haga clic en el botón ”+ Subir Documento”
Complete el formulario de carga:
- Tipo de documento: Seleccione de la lista
- Archivo: Arrastre o seleccione el archivo
- Descripción: (Opcional) Agregue una nota descriptiva
Haga clic en “Subir”

Arrastrar y Soltar (Drag & Drop)

Para una carga rápida:

Localice la zona de carga en la sección de documentos
Arrastre el archivo desde su computadora
Suéltelo en el área indicada
El sistema detectará el tipo de documento automáticamente (si es posible)
Confirme o ajuste el tipo antes de guardar

Carga Múltiple

Puede subir varios documentos simultáneamente:

Seleccione múltiples archivos desde el explorador de archivos
Arrástrelos todos a la zona de carga
El sistema creará una entrada por cada archivo
Revise y ajuste el tipo de cada documento
Confirme la carga masiva

Organización de Documentos

Categorización Automática

El sistema organiza los documentos por:

Tipo de documento: Agrupados por categoría
Fecha de carga: Más recientes primero
Versión: Si hay múltiples versiones del mismo tipo

Vista de Lista

La vista predeterminada muestra:

Columna	Información
Tipo	Icono y nombre del tipo de documento
Nombre	Nombre original del archivo
Tamaño	Peso del archivo
Subido por	Usuario que lo cargó
Fecha	Fecha y hora de carga
Versión	Número de versión (si aplica)
Acciones	Ver, Descargar, Eliminar

Filtrar Documentos

En expedientes con muchos documentos:

Use el buscador de la sección de documentos
Filtre por tipo específico
Ordene por fecha o nombre

Descargar Documentos

Descarga Individual

Localice el documento en la lista
Haga clic en el ícono de descarga (⬇️) o en el botón “Descargar”
El archivo se descargará a su carpeta de descargas

Descarga Múltiple

Para descargar varios documentos:

Seleccione los documentos usando los checkboxes
Haga clic en “Descargar Seleccionados”
El sistema generará un archivo ZIP con todos los documentos

Vista Previa

Antes de descargar, puede visualizar el documento:

Haga clic en el ícono de vista previa (👁️) o en el nombre del archivo
Se abrirá una ventana modal con el documento
Para PDFs e imágenes, podrá navegar y hacer zoom
Desde la vista previa puede proceder a descargar

Eliminar Documentos

Eliminación Individual

Localice el documento a eliminar
Haga clic en el ícono de eliminar (🗑️)
Confirme la acción en el diálogo de confirmación
El documento será eliminado permanentemente

Consideraciones antes de Eliminar

Antes de eliminar un documento, considere:

¿Es un documento regulatorio requerido?
¿Existe una versión actualizada que lo reemplace?
¿Alguien más podría necesitarlo?
¿Es necesario para auditorías futuras?

Historial de Eliminaciones

Cada eliminación queda registrada en el timeline del expediente:

Nombre del documento eliminado
Tipo de documento
Usuario que lo eliminó
Fecha y hora de eliminación

Control de Versiones

Versiones Automáticas

Cuando sube un documento del mismo tipo que ya existe:

El sistema detecta que ya hay un documento de ese tipo
Le preguntará si desea:
- Reemplazar: La nueva versión será la actual
- Agregar como nuevo: Se mantendrán ambos documentos
Si reemplaza, la versión anterior se marca como histórica

Ver Historial de Versiones

Localice el documento en la lista
Si tiene versiones anteriores, verá un indicador (ej: “v2”)
Haga clic en el indicador para ver el historial
Puede descargar versiones anteriores si es necesario

Restaurar Versión Anterior

Si necesita volver a una versión previa:

Acceda al historial de versiones
Localice la versión que desea restaurar
Haga clic en “Restaurar esta versión”
La versión seleccionada se convertirá en la actual

Permisos sobre Documentos

El acceso a documentos está controlado por el sistema de permisos.

Niveles de Acceso

Permiso	Capacidades
Ver	Visualizar y descargar documentos
Agregar	Subir nuevos documentos
Modificar	Actualizar tipo y descripción
Eliminar	Borrar documentos

Permisos por Rol

Rol	Ver	Agregar	Modificar	Eliminar
Administrador	✅	✅	✅	✅
Operador	✅	✅	✅	✅
Facturación	✅	⚠️	❌	❌
Cliente (Portal)	✅	❌	❌	❌

⚠️ = Solo documentos específicos de facturación

Documentos Confidenciales

Para documentos sensibles:

Marque el documento como “Confidencial” al subirlo
Solo usuarios con permisos especiales podrán verlo
El acceso quedará registrado en el log de auditoría

Registro de Acceso a Documentos

Cada interacción con documentos genera un registro:

Eventos Registrados

Evento	Información Capturada
Visualización	Usuario, fecha, hora
Descarga	Usuario, fecha, hora
Carga	Usuario, fecha, hora, nombre archivo
Eliminación	Usuario, fecha, hora, nombre archivo

Ver el Log de un Documento

Haga clic en el documento
Seleccione “Ver historial de accesos”
Verá una lista cronológica de todas las interacciones

Buenas Prácticas

Nomenclatura de Archivos

Use nombres descriptivos y consistentes:

✅ Factura_Comercial_INV2025001_ClienteABC.pdf
✅ BL_MSKU1234567_Marzo2025.pdf
✅ Packing_List_EXP2025001.pdf

❌ scan001.pdf
❌ documento.pdf
❌ IMG_20250301.jpg

Organización Recomendada

Suba documentos en orden cronológico
Actualice versiones en lugar de duplicar
Use descripciones claras
Elimine borradores y duplicados

Documentos Digitalizados

Si digitaliza documentos físicos:

Use escáner a 300 DPI mínimo
Formato PDF preferido sobre imágenes
Verifique legibilidad antes de subir
Nombre el archivo según el documento original

Próximos Pasos

Con la gestión de documentos dominada:

Mapa de Tracking - Seguimiento visual de la carga
Eventos de Origen - Timeline de eventos
Costos del Expediente - Control de landed cost