Eventos de Origen

Los Eventos de Origen permiten documentar cada hito significativo que ocurre desde que la mercancía sale del proveedor hasta que llega a destino. Esta funcionalidad crea un timeline completo de la operación que puede compartirse con clientes y sirve como registro histórico.

Qué son los Eventos de Origen

Un evento de origen es un registro que documenta un acontecimiento específico en el ciclo de vida del embarque:

• Recepción de mercancía en almacén de consolidación
• Inspección pre-embarque completada
• Carga al contenedor finalizada
• Salida del puerto de origen
• Transbordo en puerto intermedio
• Llegada a destino

Diferencia entre Eventos y Estados

Concepto	Eventos de Origen	Estados del Expediente
Propósito	Documentar lo que sucedió	Indicar etapa actual
Cantidad	Múltiples por expediente	Un estado activo
Detalle	Descripción libre	Predefinido (15 estados)
Visibilidad	Compartible con cliente	Interno del sistema

Nota

Los eventos complementan el sistema de estados. Mientras el estado indica “En Tránsito”, los eventos detallan específicamente qué sucedió: “Buque zarpó de Shanghai”, “Paso por Canal de Panamá”, etc.

Cómo Registrar Eventos

Desde el Detalle del Expediente

1. Abra el expediente al cual desea agregar un evento
2. Navegue a la sección “Timeline” o “Eventos”
3. Haga clic en el botón ”+ Agregar Evento”
4. Complete el formulario de evento
5. Haga clic en “Guardar”

Formulario de Registro de Evento

Complete los siguientes campos:

Tipo de Evento (Obligatorio)

Seleccione de la lista predefinida:

Tipo	Descripción	Icono
Creación del Expediente	Registro inicial	➕
Cambio de Estado	Actualización de estado	🔄
Documento Subido	Nuevo documento agregado	📄
Nota Agregada	Comentario registrado	💬
Tarea Creada	Nueva tarea asignada	☑️
Tarea Completada	Tarea finalizada	✅
DUCA Transmitida	Declaración enviada	📤
Autorización Aduanera	Despacho aprobado	🛃
Entrega Programada	Fecha de entrega definida	🚚
Costo Agregado	Nuevo costo registrado	💰
Actualización del Sistema	Cambio automático	⚙️
Otro	Evento personalizado	ℹ️

Descripción (Obligatorio)

Texto descriptivo del evento:

• Sea específico y claro
• Incluya detalles relevantes
• Máximo 500 caracteres
• Ejemplo: “Contenedor MSKU1234567 cargado en buque EVER GIVEN. Documentos verificados por operador de puerto.”

Fecha y Hora

• Por defecto: Fecha/hora actual
• Puede ajustarse para eventos que ocurrieron anteriormente
• Importante para mantener el timeline cronológicamente correcto

Ubicación (Opcional)

• Ciudad, puerto o lugar donde ocurrió el evento
• Ejemplo: “Puerto de Shanghai, China”

Registro Rápido de Eventos Comunes

Para eventos frecuentes, use los botones de acceso rápido:

1. “Recibido en Origen”: Registra recepción de mercancía
2. “Embarcado”: Documenta la carga al transporte
3. “En Tránsito”: Confirma inicio del viaje
4. “Llegó a Destino”: Registra arribo

Estos botones pre-llenan el tipo de evento y parte de la descripción.

Campos de Cada Evento

Cada evento registrado contiene la siguiente información:

Campos Principales

Campo	Descripción	Obligatorio
Tipo de Evento	Categoría del acontecimiento	✅ Sí
Descripción	Detalle del evento	✅ Sí
Fecha/Hora	Cuándo ocurrió	✅ Sí (auto)
Usuario	Quién lo registró	✅ Auto

Campos Adicionales (Opcional)

Campo	Descripción
Ubicación	Lugar geográfico del evento
Referencia Externa	Número de tracking, guía, etc.
Documento Relacionado	Vincular a un documento del expediente
Foto/Evidencia	Imagen adjunta como evidencia

Datos Automáticos

El sistema captura automáticamente:

• ID del evento: Identificador único
• Timestamp exacto: Fecha y hora con zona horaria
• Usuario registrador: Nombre del operador
• Expediente relacionado: Referencia al expediente padre
• IP de registro: Para auditoría

Timeline de Eventos

Visualización Cronológica

Los eventos se muestran en un timeline visual:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ TIMELINE DEL EXPEDIENTE IMP-2025-001                            │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                 │
│  📄 01 Mar 2025, 09:15                                         │
│  └── Expediente creado por Juan Pérez                          │
│                                                                 │
│  📄 03 Mar 2025, 14:30                                         │
│  └── Documento subido: Factura Comercial                       │
│                                                                 │
│  🔄 05 Mar 2025, 11:00                                         │
│  └── Estado cambiado: Planificado → Documentos Completos       │
│                                                                 │
│  📦 08 Mar 2025, 16:45                                         │
│  └── Mercancía recibida en almacén de Shanghai                 │
│      Ubicación: Shanghai, China                                │
│                                                                 │
│  🚢 12 Mar 2025, 08:00                                         │
│  └── Contenedor MSKU1234567 cargado en EVER GIVEN              │
│                                                                 │
│  🔄 12 Mar 2025, 09:30                                         │
│  └── Estado cambiado: En Origen → A Bordo                      │
│                                                                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Filtrar el Timeline

Para expedientes con muchos eventos:

1. Por tipo: Mostrar solo cambios de estado, solo documentos, etc.
2. Por fecha: Rango de fechas específico
3. Por usuario: Eventos de un operador específico

Buscar en el Timeline

Use el buscador para encontrar eventos específicos:

• Busque por texto en la descripción
• Busque por ubicación
• Busque por tipo de evento

Integración con el Portal del Cliente

Eventos Visibles para Clientes

Configure qué eventos pueden ver sus clientes:

Tipo de Evento	Visible por Defecto
Recepción de mercancía	✅ Sí
Embarque	✅ Sí
En tránsito	✅ Sí
Llegada a destino	✅ Sí
Cambios de estado	✅ Sí
Documentos subidos	⚠️ Configurable
Notas internas	❌ No
Costos	❌ No

Personalizar Visibilidad

Al crear un evento, puede marcarlo como:

• Público: Visible en el portal del cliente
• Interno: Solo visible para usuarios del sistema

Notificaciones a Clientes

Configure notificaciones automáticas:

1. Vaya a Configuración → Notificaciones al Cliente
2. Seleccione qué tipos de eventos generan notificación
3. Elija el canal (email, SMS)
4. Active/desactive por cliente

Eventos Automáticos

Algunos eventos se registran automáticamente:

Eventos del Sistema

Acción	Evento Generado
Crear expediente	”Expediente creado por [usuario]“
Cambiar estado	”Estado cambiado de X a Y”
Subir documento	”Documento [tipo] subido”
Agregar costo	”Costo [tipo] agregado: $X”
Eliminar documento	”Documento [nombre] eliminado”

Eventos de Tracking (Futuros)

En versiones futuras, el sistema de tracking AIS generará eventos automáticos:

• Salida de puerto
• Paso por puntos de referencia
• Llegada a puerto de destino
• Desvíos de ruta significativos

Buenas Prácticas

Registro Consistente

1. Sea específico: “Contenedor recibido en almacén CFS Shanghai” es mejor que “Mercancía recibida”
2. Incluya referencias: Números de tracking, contenedor, BL cuando sean relevantes
3. Use ubicaciones: Ayuda a construir el contexto geográfico
4. Mantenga cronología: Registre eventos lo antes posible

Eventos Clave a Documentar

Para un seguimiento completo, registre al menos:

1. ✅ Mercancía lista para embarque
2. ✅ Documentos recibidos del proveedor
3. ✅ Contenedor asignado/cargado
4. ✅ Zarpe del buque/salida del vuelo
5. ✅ Transbordos (si aplican)
6. ✅ Llegada a destino
7. ✅ Inicio de proceso aduanero
8. ✅ Liberación de aduana
9. ✅ Entrega al cliente

Evitar

• ❌ Eventos duplicados
• ❌ Descripciones vagas (“Todo bien”)
• ❌ Información confidencial en eventos públicos
• ❌ Eventos con fechas incorrectas

Exportar Timeline

Exportar a PDF

Para compartir el historial:

1. En la sección de Timeline, haga clic en “Exportar”
2. Seleccione formato PDF
3. Elija qué eventos incluir (todos o filtrados)
4. El PDF incluirá el timeline cronológico completo

Exportar a Excel

Para análisis:

1. Seleccione formato Excel al exportar
2. Obtendrá un archivo con todos los campos
3. Útil para análisis de tiempos y auditorías

Reportes Basados en Eventos

El sistema genera reportes automáticos:

Tiempos por Etapa

Analice cuánto tiempo pasa la mercancía en cada etapa:

• Tiempo en origen
• Tiempo en tránsito
• Tiempo en aduana
• Tiempo total de operación

Comparativa de Eventos

Compare patrones entre expedientes:

• Rutas más rápidas
• Proveedores más eficientes
• Cuellos de botella comunes

Próximos Pasos

Con los eventos de origen dominados, continúe con:

• Mapa de Tracking - Visualizar posición del embarque
• Estados y Workflow - Actualizar estados del expediente
• Documentos - Vincular documentos a eventos