Estados y Workflow

El workflow de Aduanas360 modela el ciclo de vida completo de una operación de importación o exportación mediante 15 estados organizados en 5 fases. Este sistema permite un seguimiento preciso y genera un historial completo de auditoría.

Los 15 Estados Explicados

Fase 1: Pre-embarque (Color Gris 🔘)

Estados iniciales antes de que la mercancía comience su viaje.

1. Planificado

• Descripción: Estado inicial del expediente recién creado
• Significado: La operación está en fase de preparación
• Acciones típicas: Completar información, solicitar documentos
• Progreso: 5%

2. Reservado

• Descripción: Se ha confirmado el booking con el transportista
• Significado: El espacio está reservado en el buque/avión
• Acciones típicas: Confirmar fecha de corte, preparar documentos
• Progreso: 10%

3. Documentos Pendientes

• Descripción: Esperando recepción de documentos críticos
• Significado: El embarque no puede proceder sin los documentos
• Documentos esperados: Factura comercial, packing list, certificados
• Progreso: 15%

4. Documentos Completos

• Descripción: Todos los documentos requeridos han sido recibidos
• Significado: Listo para proceder con el embarque
• Acciones típicas: Verificar documentación, confirmar con origen
• Progreso: 20%

Fase 2: Logística (Color Azul 🔵)

Estados durante el transporte internacional de la mercancía.

5. En Origen

• Descripción: Mercancía en proceso de recolección o en almacén de origen
• Significado: La carga está siendo preparada para embarque
• Acciones típicas: Coordinar recolección, inspección pre-embarque
• Progreso: 30%

6. En Puerto Origen

• Descripción: Mercancía ha llegado al puerto/aeropuerto de embarque
• Significado: Esperando ser cargada al transporte
• Acciones típicas: Verificar recepción, confirmar documentos
• Progreso: 35%

7. A Bordo

• Descripción: Mercancía ha sido cargada en el buque/avión
• Significado: El transporte internacional ha iniciado
• Documentos: BL/AWB emitido
• Progreso: 40%

8. En Tránsito

• Descripción: Mercancía viajando hacia el destino
• Significado: En movimiento, seguimiento activo
• Acciones típicas: Monitorear AIS (marítimo), rastrear vuelo
• Progreso: 50%

Fase 3: Aduana (Color Naranja 🟠)

Estados relacionados con el proceso de despacho aduanero.

9. En Aduana

• Descripción: Mercancía en proceso de despacho aduanero
• Significado: Declaración presentada, esperando resolución
• Acciones típicas: Transmitir DUCA, gestionar documentos
• Progreso: 60%

10. Canal Rojo

• Descripción: Mercancía seleccionada para inspección física
• Significado: Se requiere revisión presencial de la carga
• Acciones típicas: Coordinar inspección, preparar documentos originales
• Progreso: 65%

Precaución

El Canal Rojo implica inspección física. Prepare todos los documentos originales y coordine con el cliente para posibles costos adicionales de almacenaje.

11. Canal Verde

• Descripción: Mercancía liberada sin inspección física
• Significado: El sistema aduanero aprobó la operación documentalmente
• Acciones típicas: Proceder con pago de impuestos
• Progreso: 70%

12. Levante Autorizado

• Descripción: Autorización oficial para retirar la mercancía
• Significado: Todos los requisitos aduaneros completados
• Acciones típicas: Coordinar retiro y transporte local
• Progreso: 80%

Fase 4: Entrega (Color Verde 🟢)

Estados de entrega al cliente final.

13. Listo para Entrega

• Descripción: Mercancía disponible para ser entregada
• Significado: Pendiente coordinar entrega al cliente
• Acciones típicas: Confirmar dirección, programar transporte
• Progreso: 90%

14. Completado

• Descripción: Operación finalizada exitosamente
• Significado: Mercancía entregada al cliente
• Acciones típicas: Obtener confirmación de recepción
• Progreso: 100%

Fase 5: Terminal (Color Rojo 🔴)

Estado de cancelación.

15. Cancelado

• Descripción: Operación cancelada o abandonada
• Significado: El expediente no continuará
• Motivos comunes: Cliente canceló, problemas documentales irresolubles
• Progreso: 0%

Diagrama de Flujo de Estados

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                            PRE-EMBARQUE                                  │
│  ┌──────────┐   ┌──────────┐   ┌───────────┐   ┌──────────────┐        │
│  │Planificado│──▶│Reservado │──▶│ Docs      │──▶│ Docs         │        │
│  │          │   │          │   │ Pendientes│   │ Completos    │        │
│  └──────────┘   └──────────┘   └───────────┘   └──────┬───────┘        │
└─────────────────────────────────────────────────────────┼────────────────┘
                                                          │
┌─────────────────────────────────────────────────────────▼────────────────┐
│                              LOGÍSTICA                                    │
│  ┌──────────┐   ┌─────────────┐   ┌──────────┐   ┌──────────┐          │
│  │En Origen │──▶│En Puerto    │──▶│ A Bordo  │──▶│En Tránsito│          │
│  │          │   │Origen       │   │          │   │          │          │
│  └──────────┘   └─────────────┘   └──────────┘   └─────┬────┘          │
└─────────────────────────────────────────────────────────┼────────────────┘
                                                          │
┌─────────────────────────────────────────────────────────▼────────────────┐
│                               ADUANA                                      │
│  ┌──────────┐   ┌───────────┐   ┌───────────┐   ┌─────────────┐        │
│  │En Aduana │──▶│Canal Rojo │   │Canal Verde│──▶│   Levante   │        │
│  │          │   │     o     │   │           │   │ Autorizado  │        │
│  └──────────┘   └───────────┘   └───────────┘   └──────┬──────┘        │
└─────────────────────────────────────────────────────────┼────────────────┘
                                                          │
┌─────────────────────────────────────────────────────────▼────────────────┐
│                               ENTREGA                                     │
│  ┌─────────────────┐   ┌────────────┐                                   │
│  │Listo para       │──▶│ Completado │                                   │
│  │Entrega          │   │     ✓      │                                   │
│  └─────────────────┘   └────────────┘                                   │
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

                    ╔════════════════════════════════════╗
                    ║  Cualquier estado ──▶ CANCELADO   ║
                    ╚════════════════════════════════════╝

Cómo Cambiar de Estado

Desde la Vista de Detalle

1. Abra el expediente haciendo clic en él
2. Localice la sección de Estado en la parte superior
3. Haga clic en el botón “Cambiar Estado”
4. Seleccione el nuevo estado del desplegable
5. Opcionalmente, agregue notas explicativas
6. Confirme el cambio

Desde el Listado (Acción Rápida)

1. En el listado de expedientes, localice el registro
2. Haga clic en el ícono de acciones (tres puntos ⋮)
3. Seleccione “Cambiar Estado”
4. Proceda como en el método anterior

Validaciones de Transición

El sistema valida las transiciones para mantener la integridad del workflow:

Transición	Permitida	Notas
Planificado → Reservado	✅ Sí	Flujo normal
Planificado → En Tránsito	✅ Sí	Salto permitido
Completado → Planificado	⚠️ Con advertencia	Requiere confirmación
Cancelado → Cualquiera	✅ Sí	Se puede reactivar

Nota

Aduanas360 permite flexibilidad en las transiciones, pero registra cada cambio en el historial. Se recomienda seguir el flujo lógico para mantener trazabilidad.

Estados Automáticos vs Manuales

Estados que Requieren Acción Manual

La mayoría de estados requieren que un operador los actualice:

• Planificado → Reservado (confirmar booking)
• Documentos Pendientes → Documentos Completos (verificar recepción)
• En Aduana → Canal Rojo/Verde (resultado del sistema aduanero)
• Listo para Entrega → Completado (confirmar entrega)

Actualizaciones Automáticas (Futuro)

En versiones futuras, algunos estados podrán actualizarse automáticamente mediante integraciones:

• En Tránsito: Detectado por señal AIS del buque
• En Puerto Destino: Notificación de arribo
• Levante Autorizado: Respuesta del sistema aduanero

Notificaciones por Cambio de Estado

Cada cambio de estado puede generar notificaciones configurables.

Destinatarios de Notificaciones

Rol	Notificaciones
Usuario Asignado	Todos los cambios
Cliente (Portal)	Estados relevantes para el cliente
Supervisores	Alertas de estados críticos

Configurar Notificaciones

1. Vaya a Configuración → Notificaciones
2. Seleccione qué estados generan notificaciones
3. Elija los canales (email, sistema, SMS)
4. Guarde la configuración

Contenido de las Notificaciones

Las notificaciones incluyen:

• Número de referencia del expediente
• Estado anterior y nuevo
• Fecha y hora del cambio
• Usuario que realizó el cambio
• Notas adicionales (si las hay)
• Enlace directo al expediente

Casos Especiales

Revertir un Estado

En ocasiones necesita retroceder un expediente a un estado anterior:

1. Abra el expediente
2. Cambie el estado al estado anterior deseado
3. Obligatorio: Agregue una nota explicando el motivo
4. El sistema registrará la reversión en el historial

Precaución

Revertir estados debe ser excepcional y siempre documentado. El historial mantendrá registro de la reversión para auditoría.

Saltar Estados

El sistema permite saltar estados intermedios cuando la situación lo requiere:

Ejemplo: Expediente que llega directamente sin pasar por todos los estados de pre-embarque.

1. Cambie directamente al estado apropiado
2. Documente en las notas por qué se saltaron estados
3. El sistema registra el salto

Expedientes Cancelados

Un expediente cancelado:

• Puede reactivarse: Cambiando a cualquier estado activo
• Mantiene su historial: Todo el tracking previo se conserva
• Requiere documentación: Explique por qué se canceló originalmente

Estados Simultáneos en Master/House

Para expedientes Master con Houses:

• El Master y cada House tienen estados independientes
• El Master puede mostrar un estado consolidado
• Los House avanzan según su propia operación

Historial de Estados

Cada expediente mantiene un historial completo de cambios de estado.

Ver el Historial

1. Abra el detalle del expediente
2. Navegue a la pestaña “Timeline” o “Historial”
3. Verá una línea de tiempo con todos los cambios

Información del Historial

Por cada cambio se registra:

• Estado anterior
• Estado nuevo
• Fecha y hora exacta
• Usuario que realizó el cambio
• Notas asociadas
• IP del usuario (para auditoría)

Exportar Historial

Puede exportar el historial de estados a PDF para:

• Reportes al cliente
• Auditorías internas
• Documentación de procesos

Métricas de Workflow

El sistema genera métricas automáticas basadas en los estados:

Métrica	Descripción
Tiempo en estado	Cuánto dura cada estado en promedio
Cuellos de botella	Estados donde los expedientes se estancan
Throughput	Expedientes completados por período
Lead time	Tiempo total de Planificado a Completado

Estas métricas están disponibles en el Dashboard y reportes de productividad.

Próximos Pasos

Con el workflow dominado, continúe con:

• Gestión de Documentos - Adjuntar y organizar archivos
• Mapa de Tracking - Visualizar posición del embarque
• Eventos de Origen - Registrar hitos desde origen