Crear un Expediente

Crear un expediente es el primer paso para gestionar una operación de comercio exterior en Aduanas360. Esta guía le llevará a través del proceso completo, desde la información básica hasta la publicación del expediente.

Antes de Comenzar

Antes de crear un expediente, asegúrese de tener disponible la siguiente información:

Información Requerida

Categoría	Datos Necesarios
Cliente	Cliente ya registrado en el sistema
Operación	Tipo (importación/exportación) y prioridad
Transporte	Modo de transporte, naviera/aerolínea
Rutas	Puerto/aeropuerto de origen y destino
Fechas	ETD y ETA estimados
Comercial	Incoterm, valor aproximado

Consejo

Si el cliente aún no está registrado, puede crearlo desde el mismo formulario de expediente usando el enlace “Crear nuevo cliente”.

Paso a Paso para Crear un Expediente

Paso 1: Acceder al Formulario de Creación

Hay dos formas de iniciar la creación:

Desde el listado de expedientes:

1. Navegue a Expedientes en el sidebar
2. Haga clic en el botón ”+ Nuevo Expediente” (azul, esquina superior derecha)

Desde el detalle de un cliente:

1. Abra la ficha del cliente
2. Haga clic en “Crear Expediente”
3. El cliente quedará preseleccionado automáticamente

Paso 2: Información Básica

Complete la primera sección del formulario:

Número de Referencia

• Automático: El sistema genera un número único (ej: IMP-2025-001)
• El prefijo depende de su organización
• No es necesario ingresarlo manualmente

Nombre del Expediente (Obligatorio)

• Descripción corta y clara de la operación
• Máximo 200 caracteres
• Ejemplo: “Importación Repuestos Automotrices - Marzo 2025”

Descripción Detallada (Opcional)

• Información adicional sobre la operación
• Notas internas, instrucciones especiales
• Sin límite de caracteres

Paso 3: Selección de Cliente

El campo de cliente es obligatorio y ofrece varias opciones:

Buscar Cliente Existente

1. Comience a escribir el nombre, RTN o email del cliente
2. El sistema mostrará sugerencias en tiempo real
3. Seleccione el cliente correcto de la lista

Crear Nuevo Cliente

Si el cliente no existe:

1. Haga clic en el enlace ”+ Crear nuevo cliente”
2. Se abrirá un modal con el formulario de cliente
3. Complete los datos mínimos requeridos
4. El nuevo cliente quedará seleccionado automáticamente

Nota

Solo los usuarios con permisos de creación de clientes verán la opción de crear uno nuevo.

Paso 4: Tipo de Operación

Seleccione el tipo de operación comercial:

Tipo	Descripción	Uso Típico
Importación	Mercancía que ingresa al país	Lo más común
Exportación	Mercancía que sale del país	Ventas internacionales

Nivel del Expediente

Para operaciones estándar, seleccione Directo:

Nivel	Cuándo Usar
Directo	Operación independiente (default)
Master	Consolidación que agrupa varios House
House	Parte de una consolidación Master

Si selecciona House, deberá indicar el expediente Master padre.

Paso 5: Modalidad de Transporte

Seleccione cómo viajará la mercancía:

Modalidad	Icono	Documentos Asociados
Marítimo	🚢	Bill of Lading (BL)
Aéreo	✈️	Air Waybill (AWB)
Terrestre	🚛	Carta de Porte
Multimodal	🔄	Varios documentos

Paso 6: Información de Transporte

Complete los datos del transporte (campos opcionales pero recomendados):

Datos del Transportista

• Naviera/Aerolínea/Transportista: Nombre de la compañía
• Nombre del Buque/Vuelo: Identificación del transporte
• Número de Booking: Referencia de reserva

Documentos de Transporte

• Número de BL/AWB: Conocimiento de embarque o guía aérea
• Número de Contenedor: Para carga marítima contenedorizada

Consejo

Estos datos se pueden completar posteriormente cuando tenga la información confirmada. No bloquean la creación del expediente.

Paso 7: Datos de Origen y Destino

Configure la ruta de la mercancía:

País de Origen

• Código ISO de 2 letras del país donde se originó la mercancía
• Ejemplos: US (Estados Unidos), CN (China), DE (Alemania)

Puerto/Aeropuerto de Origen

• Puerto de carga o aeropuerto de salida
• Escriba para buscar en el catálogo de puertos
• Si no encuentra el puerto, puede escribirlo manualmente

Puerto/Aeropuerto de Destino

• Puerto de descarga o aeropuerto de llegada
• Generalmente será un puerto de su país (Honduras: Puerto Cortés, Aeropuerto Ramón Villeda Morales)

Paso 8: Fechas Críticas

Las fechas son fundamentales para el tracking de la operación:

Campo	Descripción	Obligatorio
ETD	Fecha Estimada de Salida (Estimated Time of Departure)	Recomendado
ETA	Fecha Estimada de Llegada (Estimated Time of Arrival)	Recomendado
Fecha de Booking	Cuando se confirmó la reserva	Opcional

Nota

Las fechas reales de salida (ATD) y llegada (ATA) se registran posteriormente cuando ocurren los eventos.

Paso 9: Información Comercial

Incoterm

Seleccione el término comercial acordado:

Incoterm	Significado	Responsabilidad del Vendedor
EXW	Ex Works	Solo entregar en su establecimiento
FOB	Free On Board	Hasta que la mercancía está a bordo
CIF	Cost, Insurance, Freight	Incluye flete y seguro internacional
DDP	Delivered Duty Paid	Entrega en destino con impuestos pagados

Valor Estimado (USD)

• Valor comercial aproximado de la mercancía
• En dólares estadounidenses
• Usado para estadísticas y reportes

Paso 10: Asignación y Prioridad

Usuario Responsable

• Asigne el expediente a un operador específico
• Si no selecciona, quedará sin asignar (se puede asignar después)

Prioridad

Nivel	Cuándo Usar	Color
Baja	Sin urgencia particular	Gris
Normal	Operación estándar	Azul
Alta	Requiere atención especial	Amarillo
Urgente	Máxima prioridad	Rojo

Guardar como Borrador vs Publicar

Al finalizar el formulario, tiene dos opciones:

Guardar como Borrador

• El expediente se crea en estado “Planificado”
• Puede continuar editándolo posteriormente
• No genera notificaciones
• Ideal cuando aún no tiene toda la información

Cómo hacerlo:

1. Complete los campos que tenga disponibles
2. Haga clic en “Guardar”
3. El expediente aparecerá en el listado en estado Planificado

Publicar Directamente

• Si tiene toda la información, puede avanzar el estado inmediatamente
• Útil para operaciones que ya están en curso

Cómo hacerlo:

1. Complete todos los campos relevantes
2. Haga clic en “Guardar”
3. Desde el detalle, cambie el estado al que corresponda

Campos Obligatorios vs Opcionales

Campos Obligatorios (*)

Estos campos son requeridos para crear el expediente:

• ✅ Nombre del expediente
• ✅ Cliente

Campos Recomendados

Aunque no son obligatorios, estos campos mejoran significativamente la gestión:

• 📌 Modo de transporte
• 📌 ETD y ETA
• 📌 Puerto de origen y destino
• 📌 Incoterm
• 📌 Usuario asignado

Campos Opcionales

Puede completarlos en cualquier momento:

• Descripción detallada
• Número de BL/AWB
• Número de contenedor
• Número de booking
• Valor estimado
• Fechas de booking y recolección

Validaciones del Sistema

El sistema valida automáticamente:

Validación	Mensaje de Error
Cliente no seleccionado	”Debe seleccionar un cliente”
Nombre vacío	”El nombre del expediente es obligatorio”
ETA anterior a ETD	”La fecha de llegada no puede ser anterior a la de salida”
Formato de fechas	”Formato de fecha inválido”

Precaución

Si hay errores de validación, el formulario mostrará los mensajes en rojo junto a cada campo afectado. Corrija los errores antes de intentar guardar nuevamente.

Después de Crear el Expediente

Una vez creado exitosamente:

1. Será redirigido a la vista detallada del expediente
2. Verá una notificación de confirmación en verde
3. El número de referencia estará asignado
4. Podrá continuar agregando documentos, costos y actualizando estados

Próximos Pasos

Con el expediente creado, continúe con:

• Estados y Workflow - Cómo avanzar el expediente por las etapas
• Adjuntar Documentos - Agregar archivos al expediente
• Mapa de Tracking - Visualizar la posición del embarque